Let hier op bij het maken van een verslag

Even een point of view: Ik word een beetje moe van mensen die vinden dat ze goed zijn in de Nederlandse taal en dan denken dat ze ook wel kunnen notuleren. Hoe vaak ik verslagen heb gelezen die kant noch wal raken is haast niet meer bij te houden… Notuleren is een speciale tak van sport en ik leg je graag uit waarom.

Laat me eerst duidelijk maken dat ik absoluut niemand wil afkraken met deze blog. Maar ik wil wel mijn mening geven over hoe een verslag eruit hoort te zien en wat het verschil is tussen een de verschillende soorten verslagen.

Voordat je begint aan verslaglegging is het ontzettend belangrijk dat je weet waar je mee bezig bent. Er komt veel bij kijken en dat is zeker niet voor iedereen weggelegd. Je moet als notulist sterk zijn in je vak én in je schoenen staan. Je hebt te maken met diverse commissies en besturen en die zitten nou eenmaal niet te wachten op iemand die feedback als (persoonlijke) kritiek ziet. Dan heb je niet het juiste vak gekozen.

Eerst het verschil in verslagen

Er zijn verschillende soorten verslagen die je als notulist kunt opstellen:

  1. Een beknopt verslag
  2. Een uitgebreid verslag
  3. Een woordelijk verslag

Nu vind ik de laatste absoluut geen toegevoegde waarde hebben, want het leest helemaal niet lekker. Elke ‘uh’ en ‘ah’ wordt vastgelegd in een woordelijk verslag, wat ontzettend storend leest. En daarbij zit niemand te wachten op een verslag van 33 pagina’s. Ja, er zijn voorzitters die hierom vragen, maar (gelukkig) ze zijn zeldzaam. 😉

In een beknopt verslag benoem je kort wat er in de vergadering is. De besluitvorming die in de vergadering wordt gemaakt noteer je, samen met de acties die erbij horen. Deze vorm van verslaglegging zie je vaak bij kleinere vergaderingen, waar niet veel mensen aan deelnemen of iets mee hoeven te doen. Deze verslagen zijn niet per se makkelijk om te maken, want je moet heel goed opletten wat je moet noteren. De mensen die niet bij de vergadering aanwezig waren moeten meteen uit het verslag kunnen halen wat er besloten is en of zij nog een actie moeten uitvoeren. Het gaat erom wie wat heeft gezegd en wat de conclusie is.

Een uitgebreid verslag bevat alles van het beknopte verslag, maar dan uitgebreider. De brainstorm of discussie wordt inhoudelijk meer toegelicht en het besluit wordt ook hier opgeschreven. In een uitgebreid verslag leg je vaak ook discussies vast, wel beknopt. Het is geen woordelijk verslag. 😉

Wat je áltijd op moet nemen in je verslag is de actie- en besluitenlijst. Het komt helaas nog steeds voor dat er verslagen geschreven worden zonder een actielijst. Hoe kunnen lezers en deelnemers dan snel terugvinden wat er gedaan moet worden, als zij dit zelf niet aanwezig waren of het niet hebben opgeschreven? Het is geen doen om een compleet verslag door te moeten lezen om er één punt uit te halen…

Het is niet alleen voor de aan- of afwezigen van de vergadering. Ook de voorzitter heeft baat bij deze lijsten, omdat diegene het meest alert is op de opvolging ervan. Zodra dit ontbreekt is het voor iedereen maar gokken wat er ook alweer gedaan moest worden of besloten is… Dat is natuurlijk niet de bedoeling.

De meeste verslagen zitten tussen een beknopt en uitgebreid verslag in. Als notulist is het echt goed opletten. Je luistert extreem goed naar wat er gezegd wordt, haalt de highlights uit de vergadering en weet dat perfect te verwoorden in de notulen.

Hoe ziet een verslag er dan uit?

De opmaak van notulen is een tweede punt waar nog wel eens wat aan schort. Het format waarin jij het verslag aanlevert zegt ook wat over de kwaliteit die je levert. Wil je een goede indruk achterlaten bij een nieuwe klant? Zorg er dan voor dat je verslag er netjes en verzorgt uitziet én in de stijl van je klant aangeleverd wordt.

Vraag van tevoren oude notulen op in een Word-bestand en kijk of dat voor jou werkbaar is. Staan de juiste punten in het verslag? Is er een actie- en besluitenlijst?

Een goed format van een verslag bevat het logo van je klant en heeft een duidelijke structuur: het begint met de opening en agendapunten en eindigt met de wat verder ter tafel komt, rondvraag en sluiting. Een tip di ik je ook mee wil geven is om altijd de nieuwe vergaderdatum onderaan het verslag te benoemen. Dan is voor iedereen duidelijk wanneer zij weer verwacht worden. Ook kun je kort de agendapunten benoemen die opnieuw geagendeerd moeten worden.

En natuurlijk eindig je met de actie- en besluitenlijst, zodat iedereen zijn of haar actie kan uitvoeren wanneer dat nodig is.

Iedereen heeft haar eigen manier van notuleren en dat is ook zeker niet fout. Maar er zijn wel een aantal richtlijnen waar je je als notulist aan hebt te houden. Ik hoop dat ik die in deze blog goed heb omschreven.

Hoe kijk jij naar notuleren en verslaglegging?
Wat werkt voor jou fijn of kan er misschien iets op een andere manier?

Heb je zelf behoefte aan iemand die jouw vergadering notuleert? Neem dan contact op via info@topnotulisten.nl en plan een kennismaking met mij in.

Voeg reactie toe