Elke ondernemer heeft ze nodig: tools. Systemen of programma’s waarmee je je werkleven een stuk aangenamer maakt. Als virtual businessmanager kan ik inmiddels echt niet meer zonder en heb ik zo mijn favorieten. Maar welke online tools zijn nou het beste om te gebruiken?
Dat verschilt natuurlijk per persoon. Net zoals ik heb jij ook je persoonlijke voorkeuren. En het is ook nog weer afhankelijk wat je voor werk doet… Als je net als ik veel online werkt, herken je waarschijnlijk veel van deze tools. Maar ben jij nieuw in dit wereldje? Of zoek je nog handige tips? Dan is deze lijst echt ideaal.
De tools die ik benoem zijn systemen die ik in mijn werk als virtueel businessmanager veel gebruikt. En ik leer ze zelfs aan mijn klanten, want ook zij zien het gemak van het gebruik ervan. Super waardevol dus!
Nou, hier komt ‘ie dan:
- Zoom/Teams
Als je deze nog niet kent, dan heb je de afgelopen twee jaar onder een steen geleefd. Tijdens de C-crisis schoten de online meetings door het virtuele plafond. Zoom en Teams worden natuurlijk gebruikt voor de wekelijkse of maandelijkse overleggen. Soms heel lang, soms heel kort. Ik vind het fijn om mijn klanten even ‘live’ te zien. Er is namelijk veel meer expressie op beeld dan wanneer je aan de telefoon hangt. Je kunt elkaar even polsen, want op beeld zie je wel hoe het met iemand gaat. Ik gebruik het voornamelijk om af te stemmen wat er moet gebeuren en hoe zaken verder moeten gaan. Veel van de notuleerklussen voor [link] Top Notulisten zijn online, maar veel klanten geven weer de voorkeur aan een vergadering op locatie. Voor zover de maatregelen m.b.t. de C-crisis het toelaten, willen veel klanten elkaar weer eens live ontmoeten. - Trello
Als er één systeem is waarin je superhandig kunt samenwerken, dan is het Trello. Doordat je met lijsten en kaarten werkt heb je een goed overzicht van alle werkzaamheden. Je kunt heel snel taken inschieten, je wijst kaartjes toe aan een bepaald persoon, zet acties klaar met labels, je kunt je overdracht kwijt. Ik ben groot fan van deze online planner, want zo zie ik het maar. Geen losse notitieblaadjes en lijstjes meer, maar netjes alles in één overzichtelijk systeem. Het fijne is dat als je volledig binnen een bord communiceert met collega’s of klanten, je geen ruis meer ervaart van appjes of mailtjes. Spreek gewoon met elkaar af dat alle communicatie via het bord verloopt en je ervaart een hoop rust in je werkzaamheden. - Online cloud
Mijn favorieten zijn Dropbox en Google Drive. Deze systemen zijn eigenlijk je online archief. Je kunt hele mappenstructuren aanmaken om daar je documenten in te bewaren. Het fijne van deze clouds is dat je de documenten ook kunt delen met anderen. Als je bijvoorbeeld een document hebt met AVG-technische gegevens, die niet per mail gedeeld mogen worden, dan kun je ze superhandig in je online cloud zetten en zo ter beschikking stellen aan degenen die het nodig hebben. Ook het klaarzetten van dossiers is superfijn met een online cloud. Je moet er wel goed opletten dat het systeem AVG-proof is. Want als er te makkelijk anderen in kunnen of dat het gehackt kan worden, dan heb je als ondernemer wel een probleem. - WhatsApp
Ik hou van snelle communicatie en dan is deze app toch echt wel een uitkomst. Veel van mijn klanten hebben besprekingen en cliëntgesprekken. Als ik ze op dat moment een vraag moet stellen, dan doe ik gauw een appje hun kant op. En dan meestal ook nog een spraakmemo, want dan hoef ik niet zoveel te typen. Ik blijf toch een prater, hè? 😉 Met bellen weet je gewoon niet of het uitkomt, een appje lees je wanneer je daar tijd voor hebt. - Email
Deze ligt natuurlijk voor de hand, maar toch. Als virtueel businessmanager beheer ik een aantal mailboxen voor klanten. Wat ik altijd doe is actiemapjes voor de klant en mezelf maken. Daarin staan alle mails waar een actie op gedaan moet worden door één van ons. Sowieso gebruik ik de mail om zaken af te stemmen met klanten. Voor Top Notulisten worden de notulen per mail verstuurd, zodat mijn klanten daar feedback of akkoord op kunnen geven. - Boekhoudprogramma
Voor een aantal klanten mag ik de boekhouding doen: ik maak facturen en boek de inkoopfacturen in. Ook check ik of er op tijd betaald wordt. Zo niet, dan remind ik de klant daaraan en soms neem ik contact op in verband met een actie die gedaan moet worden. Maar dat soort dingen gaan altijd in afstemming met mijn klant.
Deze tools zijn toch wel mijn favorieten. Je moet ook niet te veel inzetten, maar kijken naar wat voor jou en je klant waardevol is.
Voor mij als virtueel businessmanager is het belangrijk om de gebruiksaanwijzing van mijn klanten goed te kennen, want alleen dan kan ik ze optimaal bij staan. Ik ben heel nieuwsgierig welke tool jij het liefste gebruikt!
Wat werkt voor jou, wat is je gebruiksaanwijzing?
