Even voorstellen

Wie ben ik?

Mijn naam is Jerney Heilig en als virtueel business manager help ik ondernemers die vastlopen in hun eigen systemen. Geef mij maar een overvolle mailbox, ontplofte administratie en een vol kantoor. Ik leef me uit in jouw werkomgeving, zodat jij straks zonder moeite jouw taken kunt uitvoeren.

Ik hou van oplossen en vooral op een slimme manier processen en systemen opnieuw inrichten. Je werkomgeving moet je tijd besparen, niet kosten.

– Jerney Heilig

Ondersteuning

Ben jij toe aan ondersteuning?

Elke dag weer ben je druk met je onderneming. Je agenda staat overvol, je werk stapelt zich op, je hebt een team aan te sturen… En dan ben je nog niet eens bij je klanten geweest. Tijdgebrek, een volle takenlijst en je bureau is een bende.

Wil jij je werkdagen rustig beginnen en eindigen?
Wil je structuur in je planning en team?
Wil je tijd voor je klanten en jezelf?

De vraag is niet of, maar wanneer jij start met een assistent.

Voordelen

Wat krijg je bij mij?

Met een duidelijke werkwijze, praktische planning en de juiste mindset krijg jij de regie over je werk weer terug. Je weet waar je aandacht ligt en sluit je dagen met een gerust gevoel af. Na een traject met mij heb je weer overzicht en inzicht. Jij kunt je voor 100% focussen op je essentiële werkzaamheden, terwijl je onderneming zonder problemen doorloopt.

Als virtual business manager ben ik niet alleen maar virtueel beschikbaar. Wanneer jij het nodig hebt, of als ik dat nodig vind, dan kom ik bij je op locatie langs. Zodat we 1 op 1 kunnen sparren en ik jou gericht advies kan geven.

Wat levert het jou op?

  • Focus. Je weet waar je je aandacht op kunt vestigen.
  • Tijd. Je systemen zijn goed ingericht, ze lopen zoals het hoort en je takenlijst is afgevinkt.
  • Rust. Je werkplek en je processen werken voor je in plaats van tegen je en aan het einde van de dag ga jij met een opgeruimd hoofd naar huis.

Klanten reviews

Toen wij door omstandigheden ineens zonder back-office manager kwamen te zitten en kennis maakten met Jerney hadden we er meteen vertrouwen in. Jerney heeft heel vlot alle werkzaamheden opgepakt en zich het Cliënt Volg Systeem eigen gemaakt. Wij konden het met een gerust hart aan haar over laten. Ook de vertrouwelijkheid van onze dienstverlening (en alles wat daar aan maatregelen bij komt kijken) is bij haar in goede handen.

Jerney is toegankelijk, enthousiast en praktisch. Ik krijg ook van ons team en onze cliënten terug dat ze vriendelijk en meedenkend is. Voor onze dienstverlening heel belangrijk!
Jerney is een echte regelneef die zorgt dat alle randvoorwaarden voor onze werkzaamheden goed geregeld zijn. Wij zijn heel erg blij met haar!

Belinda Schutte

Eigenaar, De menselijke zaak

Ik ben heel blij met de ondersteuning van Jerney. Ze houdt mijn mailbox en agenda bij en ze verzorgt de offertes en facturen voor mijn bedrijf.
Daarnaast verzorgt ze de reclame uitingen en advertenties op verschillende bedrijfspagina’s. Ik ben een vakman en ik heb geen verstand van administratie, boekhouding en marketing. Dit geef ik dan ook graag uit handen aan Jerney.

Niels Dorrestein

Eigenaar, Niels Dorrestein Bestratingen

Jerney heeft een paar maanden bij een van mijn opdrachtgevers gewerkt ter vervanging van een zieke medewerker. Van begin af aan was ik onder de indruk van de professionaliteit en betrouwbaarheid van Jerney. Jerney is een bekwame dame en met haar frisse blik op organisaties kijkt en denkt ze graag mee en fungeert waar nodig als sparringpartner. Voor mijn opdrachtgever was ze een sparringpartner op niveau, complimenten! Zij waren de perfecte match! Met haar ruime ervaring op secretarieel gebied zorgt Jerney voor focus en is een kei in het ontzorgen. Een echte structuurjunkie. Ik hoop dat we nog vaak met elkaar mogen samenwerken, want zo hoort een samenwerking die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen te zijn.

Jeanine van Barneveld

Eigenaar, Jeanine van Barneveld

Jerney is een fijne samenwerkingspartner. Ze heeft mij geholpen met het plaatsen van mijn berichten op de Social Media accounts.
Daarnaast is ze erg goed in overzicht creëren en planmatig werken. Enthousiast, to the point en accuraat zijn woorden die bij Jerney passen.

Regien Donders

Eigenaar, Spirit Mama

Klanten reviews

Ik ben heel blij met de ondersteuning van Jerney. Ze houdt mijn mailbox en agenda bij en ze verzorgt de offertes en facturen voor mijn bedrijf.
Daarnaast verzorgt ze de reclame uitingen en advertenties op verschillende bedrijfspagina’s. Ik ben een vakman en ik heb geen verstand van administratie, boekhouding en marketing. Dit geef ik dan ook graag uit handen aan Jerney.

Niels Dorrestein

Eigenaar, Niels Dorrestein Bestratingen

Toen wij door omstandigheden ineens zonder back-office manager kwamen te zitten en kennis maakten met Jerney hadden we er meteen vertrouwen in. Jerney heeft heel vlot alle werkzaamheden opgepakt en zich het Cliënt Volg Systeem eigen gemaakt. Wij konden het met een gerust hart aan haar over laten. Ook de vertrouwelijkheid van onze dienstverlening (en alles wat daar aan maatregelen bij komt kijken) is bij haar in goede handen.

Jerney is toegankelijk, enthousiast en praktisch. Ik krijg ook van ons team en onze cliënten terug dat ze vriendelijk en meedenkend is. Voor onze dienstverlening heel belangrijk!
Jerney is een echte regelneef die zorgt dat alle randvoorwaarden voor onze werkzaamheden goed geregeld zijn. Wij zijn heel erg blij met haar!

Belinda Schutte

Eigenaar, De menselijke zaak

Jerney is een fijne samenwerkingspartner. Ze heeft mij geholpen met het plaatsen van mijn berichten op de Social Media accounts.
Daarnaast is ze erg goed in overzicht creëren en planmatig werken. Enthousiast, to the point en accuraat zijn woorden die bij Jerney passen.

Regien Donders

Eigenaar, Spirit Mama

Jerney heeft een paar maanden bij een van mijn opdrachtgevers gewerkt ter vervanging van een zieke medewerker. Van begin af aan was ik onder de indruk van de professionaliteit en betrouwbaarheid van Jerney. Jerney is een bekwame dame en met haar frisse blik op organisaties kijkt en denkt ze graag mee en fungeert waar nodig als sparringpartner. Voor mijn opdrachtgever was ze een sparringpartner op niveau, complimenten! Zij waren de perfecte match! Met haar ruime ervaring op secretarieel gebied zorgt Jerney voor focus en is een kei in het ontzorgen. Een echte structuurjunkie. Ik hoop dat we nog vaak met elkaar mogen samenwerken, want zo hoort een samenwerking die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen te zijn.

Jeanine van Barneveld

Eigenaar, Jeanine van Barneveld

Laatste berichten

01

Dit is mijn verhaal

Ik heb eigenlijk nog nooit mijn verhaal verteld. Wie ik nou werkelijk ben. Wat mij heeft gevormd. Want naast ondernemer ben ik ook mens. Moeder. Dochter. Dat wordt soms een beetje vergeten, maar het is wel superbelangrijk. Mijn verhaal is lang en soms best heftig. Maar het heeft mij gemaakt tot wie ik vandaag ben. En ik wil het heel graag met je delen, zodat je mij nog beter leert kennen. Want dat vind ik belangrijk. Dus ga er maar goed voor zitten. 😉

In mijn leven heb ik veel dingen meegemaakt en dat begon al vroeg: op de basisschool werd ik heel erg gepest. Ik was het lelijke eendje en zo voelde ik me ook. Door het pesten heb ik nooit echt vriendinnen gehad. Ik kreeg er hechtingsproblemen van. Ik durfde niet met mensen te connecten en ik ‘fladderde’ in mijn jeugd best wat af. Nu kies ik er heel bewust voor mensen om me heen te verzamelen die ook echt wat toevoegen aan mijn leven.

Op mijn 20e raakte ik zwanger van een man die ik een half jaar kende. Daarvoor had ik een lange relatie gehad. Ik bleef in deze relatie voor het huisje-boompje-beestje gevoel dat ik zo graag wilde ervaren. Maar mijn toenmalige partner mishandelde mij, geestelijk en lichamelijk. Mijn dochter werd te vroeg geboren en op mijn 21e was ik uiteindelijk moeder van twee kleine kinderen

In die periode heb ik ook veel armoede gekend. Elke maand moesten we de eindjes aan elkaar knopen. Door de heftige relatie verloor ik mijn derde kindje en dat was voor mij het moment waarop ik besefte dat ik weg moest gaan. Ik zorgde in die tijd heel slecht voor mezelf en door de mishandelingen verloor ik ook mijn werk. Ik was een 23-jarige moeder die er alleen voor stond. Maar omdat ik heel zuinig had leren leven en met het wegvallen van de schulden van mijn ex, had ik elke maand wel opeens geld over.

Keuzes maken

Op mijn 16e heb ik de opleiding Detailhandel gevolgd. Maar ik wilde helemaal niet de hele dag in de winkel staan voor een hongerloontje. Het was destijds echt een slecht betaalde baan en daarom ben ik gaan studeren: het werd de PABO.

Werken als juf, dat wilde ik. Ik had inmiddels mijn kinderen en dan zou ik na school en in de vakanties thuis zijn. Eigenlijk ben ik de paden gaan bewandelen waarvan ik dacht ze nodig te hebben om goed voor mijn kinderen te kunnen zorgen. Mijn leven ben ik om mijn kinderen heen gaan plannen en dat was op dat moment helemaal ok. Maar ik heb in die tijd nooit mijn gevoel of intuïtie gevolgd.

‘Moeder’ van de opleiding

Na 7 jaar alleen met mijn twee kinderen te zijn geweest leerde ik mijn toenmalige partner kennen. Hij had een eigen bedrijf en af en toe hielp ik met de administratie. Ook toen kwam ik weer in aanraking met ondernemen.

In 2008 ben ik gaan werken als bedrijfsbureaumedewerker bij Hogeschool Amsterdam. De afdeling in Almere zocht een soort ‘moeder’ voor een net gestarte opleiding. In die functie was je het aanspreekpunt van en voor de leerlingen en regelde eigenlijk alles wat moest. De opleidingsmanager zag in mij wat hij nodig had en ik heb dit werk twee jaar gedaan. Daarna kwam het Windesheim naar Almere en werd mijn afdeling door hen overgenomen. (tekst gaat verder onder de foto)

Dat jaar, 2011, was erg heftig voor mij. Ik verloor mijn moeder en kreeg ik een ernstig auto-ongeluk in België. Toen ik na mijn herstelperiode eenmaal terugkwam op het werk, werden we samengevoegd tot één bedrijfsbureau.

Twee jaar lang ben ik de Educator specialist van het stel geweest, daarna ben ik de examencommissies gaan ondersteunen. Om wat kennis en kunde op te doen heb ik 1 jaar HBO-Rechten gestudeerd, zodat ik als ambtelijk secretaris voor diverse afdelingen aan de slag kon. En in dat jaar raakte ik zwanger van mijn jongste dochter.

Uiteindelijk heb ik mijn propedeuse gehaald door altijd goed te plannen en daar ligt dan ook echt mijn kracht. Mijn moeder had vroeger een goede kantoorbaan en ik riep altijd dat ik nooit een ‘kantoormuts’ zou worden… Moet je nu eens kijken! 😉

Van loondienst naar twee bedrijven

Toen ik terugkwam van zwangerschapsverlof bleek er een opening bij het decanaat van mijn werkgever te zijn: er moest een Studiesuccescentrum opgezet worden. Ik heb me ervoor aangemeld, kreeg de baan en verzorgde onder andere het inloopspreekuur. Het allerliefst werk ik met mensen, en in dit geval waren dat de studenten van het Windesheim.

In 2018 kwam ik thuis te zitten nadat mijn baarmoeder verwijderd was. Dat was een heftige periode, waarin ik mijn leven ben gaan overdenken. Het VA-schap kwam op mijn pad (ik geloof allang niet meer in toeval) en het enige wat ik dacht, was: “Dat ik dit niet eerder heb gezien!” Meteen heb ik me ingeschreven bij VA school en de opleiding gevolgd.

Bij mijn eerste klus ging ik meteen op m’n bek…

 In september 2018 werd VA Inc. opgericht: VA in control. In december dat jaar kon ik mijn contract opzeggen bij het Windesheim en lonkte het ondernemersavontuur nog meer! Maar wat ben ik op mijn bek gegaan met mijn eerste opdrachtgever… Ik had, zonder een getekend contract, al werk gedaan voor die klant. Die greep zijn kans schoon en implementeerde wat ik had gedaan. Resultaat: ik was niet meer nodig.

Via een collega-VA kwam ik toen gelukkig terecht bij de Menselijk Zaak. Dat was een fijne en grote klus, waar ik uiteindelijk 40 uur per week voor werkte. Maar ik wilde ook groeien met VA Inc. en er kwam een leuke opdracht om de hoek. Ik ondersteun hen nu nog 12 uur per week met inmiddels een tweede VA erbij. Na deze opdracht is het balletje gaan rollen, en goed ook!

Ik werd benaderd voor een notuleerklus, wat ik vroeger in loondienst echt verschrikkelijk vond. Nu is het mijn expertise geworden: ik krijg terug dat ik goed ben in verslaglegging, de context goed verwerk en snel ben in aanlevering. Dat kleine klusje is uitgegroeid tot mijn tweede bedrijf, TOP Notulisten. Via mond-tot-mond reclame krijg ik er steeds nieuwe klussen bij en daar ben ik superblij mee.

Het leven begint pas bij 40!

Ik was altijd best wel een beetje bang om 40 te worden, maar zal ik je wat zeggen? Het was voor mij het beste jaar wat ik tot dan toe had! Op mijn 38e werd ik ondernemer en ik kan echt zeggen dat ik sindsdien het beste uit mezelf haal. Er was altijd een kriebel om iets voor mezelf te gaan doen, maar ik wist nooit wat.

De tactiek die voor mij heeft gewerkt is dat ik veel ben gaan praten met mensen die op dat moment eigenlijk nog geen werk voor me hadden. Daardoor zingt mijn naam rond bij die juiste personen. Ze komen nu naar me toe met opdrachten. De mix met het weggezet worden op locatie (vooral in het onderwijs en de zorg) en het thuiswerken is wat dit voor mij zo leuk maakt. Ik blijf nog steeds in de hulpverlenende tak werkzaam en daar ben ik ook helemaal op mijn gemak.

In loondienst bleef ik altijd hetzelfde van hetzelfde doen. Ik heb 10 jaar in een soort comfortzone rondgelopen, maar ik daagde mezelf uit door in verschillende functies te werken.

Als je voor een werkgever werkt, dan worden er bepaalde dingen van je verwacht. Als ondernemer kun je kiezen met wie je werkt.

Wat ik heerlijk vind is dat ik over een half jaar niet weet waar ik dan sta qua werk. En die uitdaging maakt het superleuk. Zo moest ik door corona stoppen bij een klant en nu ben ik teruggevraagd door diezelfde klant, wat ik nooit had verwacht. En dat vind ik het heerlijke aan het ondernemerschap, dat ik dan niet weet waar ik ben. Wat ook wel weer retespannend kan zijn. Door mijn HSP kan ik daar ook wel eens last van hebben en dat uit zich dan lichamelijk. Dan ga ik even terug naar mezelf en zoek ik de balans weer op. Maar ik zou het ook echt niet willen missen!

Je kan dingen tot op zekere hoogte zelf bepalen, je leeft buiten een bepaalde zone en buiten jezelf. Je leert nieuwe mensen kennen en krijgt daardoor nieuwe samenwerkingen. Het jezelf in de picture zetten, geen idee had ik daarvan!

Ik krijg altijd de terugkoppeling dat ik een goed visitekaartje ben: eerlijk, betrouwbaar en discreet. En al die complimenten zorgen er wel voor dat ik als mens groei in mijn zelfvertrouwen. Ik ben een alleenstaande moeder van drie kinderen en ik doe dit wel allemaal. Ik haal droomomzetten en kan zelfs mensen helpen die het nodig hebben.

Dit hele verhaal heeft ervoor gezorgd dat ik nog steeds doorzet en niet zomaar opgeef. Mijn motivatie was om niet meer elk dubbeltje om te hoeven draaien voor mijn kinderen én mezelf. Ik heb ze altijd het beste willen bieden en dat is nu gelukt. En daar ben ik supertrots op.

Jerney Heilig VA inc

02

Met deze 10 timemanagement tips wordt jouw werk een stuk makkelijker.

Het maakt niet uit wát voor een onderneming je hebt, er komt een moment dat je denkt: “Waar moet ik in vredesnaam mijn tijd vandaan halen?”. Je hebt geen overzicht meer in wat je op een dag moet doen. Je mailbox lijkt ontploft, je werkplek is een bende en je vergeet afspraken met je team en klanten. Maar hoe krijg je nou weer wat structuur in je dagen én tijd? Met deze 10 tips over timemanagement help ik je alvast een stukje op weg.

Als je start met ondernemen is alles nog leuk. Het eerste contact met nieuwe klanten. Facturen versturen, want dan zie je echt wat er binnenkomt. En je beantwoordt enthousiast elke mail die je krijgt. Heerlijk, ondernemer zijn!

Toch komt dat ene moment… Ik zie het maar al te vaak bij mijn klanten (en daarom hebben ze mij ook nodig). Waar ze in het begin super veel zin hadden om alles te doen, is het nu bijna een ergernis aan het worden. Wanneer er weer een melding van een nieuwe mail binnenkomt, gaat hun hartslag omhoog. Zodra ze hun agenda openen zien ze dat de dag is volgestopt met afspraken, die ook nog niet eens zijn voorbereid. En ze werken 60 uur per week, omdat het werk anders niet afkomt. Van timemanagement is helemaal geen sprake meer.

 

Tijd is kostbaar

Want je tijd managen is als ondernemer essentieel. Ook al voelt in en aan je bedrijf werken misschien niet als werken en doe je het met ontzettend veel plezier, je tijd is wel heel kostbaar. Je wilt toch tijd doorbrengen met de mensen om je heen? Je wilt ’s avonds toch gewoon kunnen ontspannen? En er in het weekend lekker op uittrekken? Zonder eerst weer even wat af te moeten maken…

Dat begint al met het inplannen van je agenda. Of dat nou digitaal of op papier is. Blok elke activiteit als een afspraak. Administratie doen? Afspraak. Email bijwerken? Afspraak. Lunch? Afspraak. Je snapt de strekking. Wat je ook moet plannen, zie het als een afspraak. Dan zul je, als het goed is, nooit een dubbele afspraak maken en bewust met je tijd omgaan.

 

10 tips:

Hieronder heb ik 10 tips voor je op een rij gezet waarmee jij je tijd al beter kunt indelen. En pas ze toe, want ze werken!

    1. Creëer blokken in je agenda waarin je je richt op één taak. Als je overzicht wilt creëren, zorg dan voor blokken. Kies bijvoorbeeld voor ‘Aan bedrijf’ om je administratie, mails af te handelen en afspraken te plannen. ‘In bedrijf’ is een blok om voor je klanten aan het werk te zijn (online meetings, fysieke afspraken of werk uitvoeren). En die blokken verdeel je weer onder in activiteiten.
    1. Plan elke activiteit als een afspraak en neem hier ook echt de tijd voor! Zoals ik al zei: van meeting tot lunch, alles is een afspraak. Als je hier al mee begint zul je zien dat je ook echt vrije tijd overhoudt. Want ook dát is een activiteit, en dus een afspraak. Met jezelf wel te verstaan.
    1. Prioriteer je taken en gebruik een to-do lijst. Je kunt helemaal overweldigd raken van de taken die op je liggen te wachten. Mijn tip: kies per dag drie hoofdtaken en verdeel die onder in kleine taken. Begin met de meest lastige (eat that frog), dan wordt de rest alleen maar leuker. En, maak een to-do lijst! Afstrepen werkt super ontspannend.
    1. Plan je week op zondag of maandagochtend in. Ok, ok, je mag op zondag een beetje werken. Maar alleen om je weekplanning te maken! Door rustig de tijd te nemen om de planning te vullen, heb je helder wat je moet doen en creëer je overzicht. Op papier én in je hoofd.
    1. Zorg voor een opgeruimde werkomgeving. Ken je het gezegde: een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd? Zo werkt het ook voor je werkplek. Zorg dat alle papieren en boekjes geordend en opgeruimd zijn. Zorg dat je bureau (of eettafel) zo goed als leeg is. Dan heb je focus op datgene wat je moet doen. Ruim aan het eind van de dag alles netjes op en begin de volgende werkdag weer met frisse zin.
    1. Zorg voor een opgeruimde laptop. En dan bedoel ik niet dat je die ergens weglegt (aan het eind van de werkdag wel natuurlijk). Maar ik heb het over wat er allemaal op je laptop of computer staat. Staat je bureaublad vol met losse documenten? Orden ze in mappen. Hetzelfde in je digitale archief: werk met mappen. Dan kun je alles ook veel beter en eerder terugvinden.
    1. Zet al je meldingen uit. Niets werkt zo afleidend als de pop-up van bijvoorbeeld een nieuwe email. Je kijkt automatisch toch even wie de afzender is, klikt erop en weg is de focus. Je bent weer afgeleid en je taak blijft liggen. Uitzetten die handel!
    1. Neem afscheid van alle bijzaken. Alles wat de energie uit je zuigt, moet je laten gaan. Je wilt je werk goed afleveren, toch? Van bijzaken krijg je geen energie. Sterker nog, dat zijn de grootste energielekken die er zijn. Vaak zijn dat administratie, email en agenda. Zoek iemand (= mij) die weet hoe ze daar structuur in aanbrengt, zodat het voor jou alleen maar makkelijker wordt om erin te werken.
    1. Creëer een routine. Start je dag met één taak, bijvoorbeeld email. Even dertig minuten je mailbox bijwerken aan het begin van je werkdag en dan pas weer aan het einde van de dag. Plan die momenten wel in! Neem ook heel bewust je lunchpauze, ga even lekker naar buiten! Wat je tussen die vaste taken door doet wordt dan veel luchtiger en handel je makkelijker af.
    1. GENIET! Ja, je houdt van je werk en ja, je ziet het niet als werken. Maar vergeet niet te genieten van je vrije tijd! Niets is zo belangrijk als goed voor jezelf zorgen. Want als je dat niet doet, kun je ook niet voor de mensen om je heen zorgen. Dus plan die vrije momenten in en… nee is ook een antwoord. Je hoéft niet alles zelf te doen. Je denkt misschien van wel, maar jij bent de expert in jouw vakgebied. Anderen zijn dat in hun vakgebied.

 

Laat je me even weten welke tips voor jou het beste hebben gewerkt? Ik ben heel benieuwd. En als je er na deze timemanagement tips nog steeds niet uitkomt, dan wordt het tijd dat je mijn expertise gaat inschakelen.

Kijk even op deze pagina wat er allemaal mogelijk is en wacht niet te lang met contact opnemen! Want hoe eerder jij weer tijd hebt voor je eigen werk, hoe beter het voor jou en je bedrijf is.

 

 

03

5 redenen voor een Virtual Assistant

Als ondernemer ben je druk. Zo simpel is het nou eenmaal.
Je hebt een bedrijf te runnen waarin je niet alleen de eigenaar bent. Je bent marketeer, administratief medewerker, secretaresse, salesmanager en ga zo maar door. Maar het is natuurlijk onmogelijk om ál die rollen succesvol te vullen. En dan komt de virtual assistant in beeld.

Steeds meer ondernemers kennen de term: virtual assitant / virtueel asisstent / VA. En steeds meer ondernemers weten ook hoeveel voordeel het ze oplevert door samen te werken met een VA. Virtual assistants zijn er eigenlijk in alle soorten en maten. Vaak zijn ze gespecialiseerd in een bepaald vakgebied, zoals online marketing, content creatie, secretariële ondersteuning of technische ondersteuning (zoals voor je website en e-mailfunnel).

Een VA helpt jou als ondernemer om weer orde in de chaos te krijgen. Waar jij geen overzicht meer hebt, creëert de virtual assistant dat voor jou. Maar waarom zou je nog meer een virtual assistant inhuren? Wat levert dat jou op?

Hieronder leg ik het je graag uit.

1. Je bespaart tijd
Tip één is meteen de meest voordelige: het levert je tijd op. Heel veel tijd. Denk eens na over alle uren die je spendeert in je bedrijf. En hoeveel van die tijd je aan elk onderdeel van je business kwijt bent. Als jij al één van die onderdelen kan uitbesteden, hoeveel tijd zou je dat opleveren en wat kun jij in die tijd voor je klanten doen? Waarmee je dus ook weer omzet maakt?

2. De VA is expert
De VA die jij inhuurt is gespecialiseerd in een bepaald vakgebied. Of dat nu (online) marketing is, mail- en agendabeheer of technische ondersteuning zoals het beheren van je website(s). Voor elk onderdeel is er wel een virtueel assistent te vinden. De vraag is: wat is voor jou het grootste energielek? En wat zou het je opleveren als je daar geen tijd meer aan hoeft te besteden?

3. Je krijgt rust in je dag
Je hoeft niet meer te stressen over al die taken die je nog moet doen. Want geef maar toe: dat doe je stiekem toch. Je ziet je mailbox volstromen, je hebt 10 afspraken op een dag, je klanten bellen en dan heb je misschien ook nog een team aan te sturen. De virtual assistant neemt taken van jou over, zodat jij die rust weer terugkrijgt. En daardoor tijd hebt voor de belangrijke zaken.

4. De VA is een sparringpartner
Het is niet zo dat de virtueel assistent je simpelweg wat taken uit handen neemt en daar stopt. Een goede VA is namelijk meer dan alleen een assistent. Ze (of hij) is een ook een sparringpartner voor jou. Omdat de virtual assistant zelf ook ondernemer is, kan ze meedenken op jouw niveau. Ze weet wat er bij een onderneming komt kijken en kan zich daarom feilloos in jou verplaatsen.

5. Je bent voordeliger uit
Als je iemand in dienst moet nemen voor de taak die jij niet meer wilt doen, heb je verschillende kosten die je moet maken; denk aan het pensioen dat je af moet sluiten, de verschillende verzekeringen en reiskosten. En dan komt daar nog het uurloon bij op. Voor een VA betaal je een vast bedrag per uur of maand. In dat bedrag heeft de virtual assistant alle kosten berekend en soms ook al de reiskosten. Je hoeft dus helemaal geen extra kosten te maken, want de VA neemt dat allemaal voor eigen rekening. En daarnaast ben je niet verplicht om een virtual assistant elke dag aan het werk te zetten. Je huurt haar in voor de uren die jij nodig hebt en op het moment dat jij dat wilt. Een win-win situatie!

Zo zie je dat aan het inhuren van een virtual assistant heel veel voordelen zitten. Je krijgt er rust, tijd, expertise en een sparringpartner voor terug. En je bent er ook nog eens voordeliger mee uit dan een medewerker in dienst nemen!

Ben jij door dit blog nou getriggerd naar meer informatie? Plan dan geheel vrijblijvend een kennismakingsgesprek met me in. Ik hoor graag wat jouw passies zijn en waar jij het liefst jouw tijd aan besteed.

Laatste berichten

01

Dit is mijn verhaal

Ik heb eigenlijk nog nooit mijn verhaal verteld. Wie ik nou werkelijk ben. Wat mij heeft gevormd. Want naast ondernemer ben ik ook mens. Moeder. Dochter. Dat wordt soms een beetje vergeten, maar het is wel superbelangrijk. Mijn verhaal is lang en soms best heftig. Maar het heeft mij gemaakt tot wie ik vandaag ben. En ik wil het heel graag met je delen, zodat je mij nog beter leert kennen. Want dat vind ik belangrijk. Dus ga er maar goed voor zitten. 😉

In mijn leven heb ik veel dingen meegemaakt en dat begon al vroeg: op de basisschool werd ik heel erg gepest. Ik was het lelijke eendje en zo voelde ik me ook. Door het pesten heb ik nooit echt vriendinnen gehad. Ik kreeg er hechtingsproblemen van. Ik durfde niet met mensen te connecten en ik ‘fladderde’ in mijn jeugd best wat af. Nu kies ik er heel bewust voor mensen om me heen te verzamelen die ook echt wat toevoegen aan mijn leven.

Op mijn 20e raakte ik zwanger van een man die ik een half jaar kende. Daarvoor had ik een lange relatie gehad. Ik bleef in deze relatie voor het huisje-boompje-beestje gevoel dat ik zo graag wilde ervaren. Maar mijn toenmalige partner mishandelde mij, geestelijk en lichamelijk. Mijn dochter werd te vroeg geboren en op mijn 21e was ik uiteindelijk moeder van twee kleine kinderen

In die periode heb ik ook veel armoede gekend. Elke maand moesten we de eindjes aan elkaar knopen. Door de heftige relatie verloor ik mijn derde kindje en dat was voor mij het moment waarop ik besefte dat ik weg moest gaan. Ik zorgde in die tijd heel slecht voor mezelf en door de mishandelingen verloor ik ook mijn werk. Ik was een 23-jarige moeder die er alleen voor stond. Maar omdat ik heel zuinig had leren leven en met het wegvallen van de schulden van mijn ex, had ik elke maand wel opeens geld over.

Keuzes maken

Op mijn 16e heb ik de opleiding Detailhandel gevolgd. Maar ik wilde helemaal niet de hele dag in de winkel staan voor een hongerloontje. Het was destijds echt een slecht betaalde baan en daarom ben ik gaan studeren: het werd de PABO.

Werken als juf, dat wilde ik. Ik had inmiddels mijn kinderen en dan zou ik na school en in de vakanties thuis zijn. Eigenlijk ben ik de paden gaan bewandelen waarvan ik dacht ze nodig te hebben om goed voor mijn kinderen te kunnen zorgen. Mijn leven ben ik om mijn kinderen heen gaan plannen en dat was op dat moment helemaal ok. Maar ik heb in die tijd nooit mijn gevoel of intuïtie gevolgd.

‘Moeder’ van de opleiding

Na 7 jaar alleen met mijn twee kinderen te zijn geweest leerde ik mijn toenmalige partner kennen. Hij had een eigen bedrijf en af en toe hielp ik met de administratie. Ook toen kwam ik weer in aanraking met ondernemen.

In 2008 ben ik gaan werken als bedrijfsbureaumedewerker bij Hogeschool Amsterdam. De afdeling in Almere zocht een soort ‘moeder’ voor een net gestarte opleiding. In die functie was je het aanspreekpunt van en voor de leerlingen en regelde eigenlijk alles wat moest. De opleidingsmanager zag in mij wat hij nodig had en ik heb dit werk twee jaar gedaan. Daarna kwam het Windesheim naar Almere en werd mijn afdeling door hen overgenomen. (tekst gaat verder onder de foto)

Dat jaar, 2011, was erg heftig voor mij. Ik verloor mijn moeder en kreeg ik een ernstig auto-ongeluk in België. Toen ik na mijn herstelperiode eenmaal terugkwam op het werk, werden we samengevoegd tot één bedrijfsbureau.

Twee jaar lang ben ik de Educator specialist van het stel geweest, daarna ben ik de examencommissies gaan ondersteunen. Om wat kennis en kunde op te doen heb ik 1 jaar HBO-Rechten gestudeerd, zodat ik als ambtelijk secretaris voor diverse afdelingen aan de slag kon. En in dat jaar raakte ik zwanger van mijn jongste dochter.

Uiteindelijk heb ik mijn propedeuse gehaald door altijd goed te plannen en daar ligt dan ook echt mijn kracht. Mijn moeder had vroeger een goede kantoorbaan en ik riep altijd dat ik nooit een ‘kantoormuts’ zou worden… Moet je nu eens kijken! 😉

Van loondienst naar twee bedrijven

Toen ik terugkwam van zwangerschapsverlof bleek er een opening bij het decanaat van mijn werkgever te zijn: er moest een Studiesuccescentrum opgezet worden. Ik heb me ervoor aangemeld, kreeg de baan en verzorgde onder andere het inloopspreekuur. Het allerliefst werk ik met mensen, en in dit geval waren dat de studenten van het Windesheim.

In 2018 kwam ik thuis te zitten nadat mijn baarmoeder verwijderd was. Dat was een heftige periode, waarin ik mijn leven ben gaan overdenken. Het VA-schap kwam op mijn pad (ik geloof allang niet meer in toeval) en het enige wat ik dacht, was: “Dat ik dit niet eerder heb gezien!” Meteen heb ik me ingeschreven bij VA school en de opleiding gevolgd.

Bij mijn eerste klus ging ik meteen op m’n bek…

 In september 2018 werd VA Inc. opgericht: VA in control. In december dat jaar kon ik mijn contract opzeggen bij het Windesheim en lonkte het ondernemersavontuur nog meer! Maar wat ben ik op mijn bek gegaan met mijn eerste opdrachtgever… Ik had, zonder een getekend contract, al werk gedaan voor die klant. Die greep zijn kans schoon en implementeerde wat ik had gedaan. Resultaat: ik was niet meer nodig.

Via een collega-VA kwam ik toen gelukkig terecht bij de Menselijk Zaak. Dat was een fijne en grote klus, waar ik uiteindelijk 40 uur per week voor werkte. Maar ik wilde ook groeien met VA Inc. en er kwam een leuke opdracht om de hoek. Ik ondersteun hen nu nog 12 uur per week met inmiddels een tweede VA erbij. Na deze opdracht is het balletje gaan rollen, en goed ook!

Ik werd benaderd voor een notuleerklus, wat ik vroeger in loondienst echt verschrikkelijk vond. Nu is het mijn expertise geworden: ik krijg terug dat ik goed ben in verslaglegging, de context goed verwerk en snel ben in aanlevering. Dat kleine klusje is uitgegroeid tot mijn tweede bedrijf, TOP Notulisten. Via mond-tot-mond reclame krijg ik er steeds nieuwe klussen bij en daar ben ik superblij mee.

Het leven begint pas bij 40!

Ik was altijd best wel een beetje bang om 40 te worden, maar zal ik je wat zeggen? Het was voor mij het beste jaar wat ik tot dan toe had! Op mijn 38e werd ik ondernemer en ik kan echt zeggen dat ik sindsdien het beste uit mezelf haal. Er was altijd een kriebel om iets voor mezelf te gaan doen, maar ik wist nooit wat.

De tactiek die voor mij heeft gewerkt is dat ik veel ben gaan praten met mensen die op dat moment eigenlijk nog geen werk voor me hadden. Daardoor zingt mijn naam rond bij die juiste personen. Ze komen nu naar me toe met opdrachten. De mix met het weggezet worden op locatie (vooral in het onderwijs en de zorg) en het thuiswerken is wat dit voor mij zo leuk maakt. Ik blijf nog steeds in de hulpverlenende tak werkzaam en daar ben ik ook helemaal op mijn gemak.

In loondienst bleef ik altijd hetzelfde van hetzelfde doen. Ik heb 10 jaar in een soort comfortzone rondgelopen, maar ik daagde mezelf uit door in verschillende functies te werken.

Als je voor een werkgever werkt, dan worden er bepaalde dingen van je verwacht. Als ondernemer kun je kiezen met wie je werkt.

Wat ik heerlijk vind is dat ik over een half jaar niet weet waar ik dan sta qua werk. En die uitdaging maakt het superleuk. Zo moest ik door corona stoppen bij een klant en nu ben ik teruggevraagd door diezelfde klant, wat ik nooit had verwacht. En dat vind ik het heerlijke aan het ondernemerschap, dat ik dan niet weet waar ik ben. Wat ook wel weer retespannend kan zijn. Door mijn HSP kan ik daar ook wel eens last van hebben en dat uit zich dan lichamelijk. Dan ga ik even terug naar mezelf en zoek ik de balans weer op. Maar ik zou het ook echt niet willen missen!

Je kan dingen tot op zekere hoogte zelf bepalen, je leeft buiten een bepaalde zone en buiten jezelf. Je leert nieuwe mensen kennen en krijgt daardoor nieuwe samenwerkingen. Het jezelf in de picture zetten, geen idee had ik daarvan!

Ik krijg altijd de terugkoppeling dat ik een goed visitekaartje ben: eerlijk, betrouwbaar en discreet. En al die complimenten zorgen er wel voor dat ik als mens groei in mijn zelfvertrouwen. Ik ben een alleenstaande moeder van drie kinderen en ik doe dit wel allemaal. Ik haal droomomzetten en kan zelfs mensen helpen die het nodig hebben.

Dit hele verhaal heeft ervoor gezorgd dat ik nog steeds doorzet en niet zomaar opgeef. Mijn motivatie was om niet meer elk dubbeltje om te hoeven draaien voor mijn kinderen én mezelf. Ik heb ze altijd het beste willen bieden en dat is nu gelukt. En daar ben ik supertrots op.

Jerney Heilig VA inc

02

Met deze 10 timemanagement tips wordt jouw werk een stuk makkelijker.

Het maakt niet uit wát voor een onderneming je hebt, er komt een moment dat je denkt: “Waar moet ik in vredesnaam mijn tijd vandaan halen?”. Je hebt geen overzicht meer in wat je op een dag moet doen. Je mailbox lijkt ontploft, je werkplek is een bende en je vergeet afspraken met je team en klanten. Maar hoe krijg je nou weer wat structuur in je dagen én tijd? Met deze 10 tips over timemanagement help ik je alvast een stukje op weg.

Als je start met ondernemen is alles nog leuk. Het eerste contact met nieuwe klanten. Facturen versturen, want dan zie je echt wat er binnenkomt. En je beantwoordt enthousiast elke mail die je krijgt. Heerlijk, ondernemer zijn!

Toch komt dat ene moment… Ik zie het maar al te vaak bij mijn klanten (en daarom hebben ze mij ook nodig). Waar ze in het begin super veel zin hadden om alles te doen, is het nu bijna een ergernis aan het worden. Wanneer er weer een melding van een nieuwe mail binnenkomt, gaat hun hartslag omhoog. Zodra ze hun agenda openen zien ze dat de dag is volgestopt met afspraken, die ook nog niet eens zijn voorbereid. En ze werken 60 uur per week, omdat het werk anders niet afkomt. Van timemanagement is helemaal geen sprake meer.

 

Tijd is kostbaar

Want je tijd managen is als ondernemer essentieel. Ook al voelt in en aan je bedrijf werken misschien niet als werken en doe je het met ontzettend veel plezier, je tijd is wel heel kostbaar. Je wilt toch tijd doorbrengen met de mensen om je heen? Je wilt ’s avonds toch gewoon kunnen ontspannen? En er in het weekend lekker op uittrekken? Zonder eerst weer even wat af te moeten maken…

Dat begint al met het inplannen van je agenda. Of dat nou digitaal of op papier is. Blok elke activiteit als een afspraak. Administratie doen? Afspraak. Email bijwerken? Afspraak. Lunch? Afspraak. Je snapt de strekking. Wat je ook moet plannen, zie het als een afspraak. Dan zul je, als het goed is, nooit een dubbele afspraak maken en bewust met je tijd omgaan.

 

10 tips:

Hieronder heb ik 10 tips voor je op een rij gezet waarmee jij je tijd al beter kunt indelen. En pas ze toe, want ze werken!

    1. Creëer blokken in je agenda waarin je je richt op één taak. Als je overzicht wilt creëren, zorg dan voor blokken. Kies bijvoorbeeld voor ‘Aan bedrijf’ om je administratie, mails af te handelen en afspraken te plannen. ‘In bedrijf’ is een blok om voor je klanten aan het werk te zijn (online meetings, fysieke afspraken of werk uitvoeren). En die blokken verdeel je weer onder in activiteiten.
    1. Plan elke activiteit als een afspraak en neem hier ook echt de tijd voor! Zoals ik al zei: van meeting tot lunch, alles is een afspraak. Als je hier al mee begint zul je zien dat je ook echt vrije tijd overhoudt. Want ook dát is een activiteit, en dus een afspraak. Met jezelf wel te verstaan.
    1. Prioriteer je taken en gebruik een to-do lijst. Je kunt helemaal overweldigd raken van de taken die op je liggen te wachten. Mijn tip: kies per dag drie hoofdtaken en verdeel die onder in kleine taken. Begin met de meest lastige (eat that frog), dan wordt de rest alleen maar leuker. En, maak een to-do lijst! Afstrepen werkt super ontspannend.
    1. Plan je week op zondag of maandagochtend in. Ok, ok, je mag op zondag een beetje werken. Maar alleen om je weekplanning te maken! Door rustig de tijd te nemen om de planning te vullen, heb je helder wat je moet doen en creëer je overzicht. Op papier én in je hoofd.
    1. Zorg voor een opgeruimde werkomgeving. Ken je het gezegde: een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd? Zo werkt het ook voor je werkplek. Zorg dat alle papieren en boekjes geordend en opgeruimd zijn. Zorg dat je bureau (of eettafel) zo goed als leeg is. Dan heb je focus op datgene wat je moet doen. Ruim aan het eind van de dag alles netjes op en begin de volgende werkdag weer met frisse zin.
    1. Zorg voor een opgeruimde laptop. En dan bedoel ik niet dat je die ergens weglegt (aan het eind van de werkdag wel natuurlijk). Maar ik heb het over wat er allemaal op je laptop of computer staat. Staat je bureaublad vol met losse documenten? Orden ze in mappen. Hetzelfde in je digitale archief: werk met mappen. Dan kun je alles ook veel beter en eerder terugvinden.
    1. Zet al je meldingen uit. Niets werkt zo afleidend als de pop-up van bijvoorbeeld een nieuwe email. Je kijkt automatisch toch even wie de afzender is, klikt erop en weg is de focus. Je bent weer afgeleid en je taak blijft liggen. Uitzetten die handel!
    1. Neem afscheid van alle bijzaken. Alles wat de energie uit je zuigt, moet je laten gaan. Je wilt je werk goed afleveren, toch? Van bijzaken krijg je geen energie. Sterker nog, dat zijn de grootste energielekken die er zijn. Vaak zijn dat administratie, email en agenda. Zoek iemand (= mij) die weet hoe ze daar structuur in aanbrengt, zodat het voor jou alleen maar makkelijker wordt om erin te werken.
    1. Creëer een routine. Start je dag met één taak, bijvoorbeeld email. Even dertig minuten je mailbox bijwerken aan het begin van je werkdag en dan pas weer aan het einde van de dag. Plan die momenten wel in! Neem ook heel bewust je lunchpauze, ga even lekker naar buiten! Wat je tussen die vaste taken door doet wordt dan veel luchtiger en handel je makkelijker af.
    1. GENIET! Ja, je houdt van je werk en ja, je ziet het niet als werken. Maar vergeet niet te genieten van je vrije tijd! Niets is zo belangrijk als goed voor jezelf zorgen. Want als je dat niet doet, kun je ook niet voor de mensen om je heen zorgen. Dus plan die vrije momenten in en… nee is ook een antwoord. Je hoéft niet alles zelf te doen. Je denkt misschien van wel, maar jij bent de expert in jouw vakgebied. Anderen zijn dat in hun vakgebied.

 

Laat je me even weten welke tips voor jou het beste hebben gewerkt? Ik ben heel benieuwd. En als je er na deze timemanagement tips nog steeds niet uitkomt, dan wordt het tijd dat je mijn expertise gaat inschakelen.

Kijk even op deze pagina wat er allemaal mogelijk is en wacht niet te lang met contact opnemen! Want hoe eerder jij weer tijd hebt voor je eigen werk, hoe beter het voor jou en je bedrijf is.

 

 

03

5 redenen voor een Virtual Assistant

Als ondernemer ben je druk. Zo simpel is het nou eenmaal.
Je hebt een bedrijf te runnen waarin je niet alleen de eigenaar bent. Je bent marketeer, administratief medewerker, secretaresse, salesmanager en ga zo maar door. Maar het is natuurlijk onmogelijk om ál die rollen succesvol te vullen. En dan komt de virtual assistant in beeld.

Steeds meer ondernemers kennen de term: virtual assitant / virtueel asisstent / VA. En steeds meer ondernemers weten ook hoeveel voordeel het ze oplevert door samen te werken met een VA. Virtual assistants zijn er eigenlijk in alle soorten en maten. Vaak zijn ze gespecialiseerd in een bepaald vakgebied, zoals online marketing, content creatie, secretariële ondersteuning of technische ondersteuning (zoals voor je website en e-mailfunnel).

Een VA helpt jou als ondernemer om weer orde in de chaos te krijgen. Waar jij geen overzicht meer hebt, creëert de virtual assistant dat voor jou. Maar waarom zou je nog meer een virtual assistant inhuren? Wat levert dat jou op?

Hieronder leg ik het je graag uit.

1. Je bespaart tijd
Tip één is meteen de meest voordelige: het levert je tijd op. Heel veel tijd. Denk eens na over alle uren die je spendeert in je bedrijf. En hoeveel van die tijd je aan elk onderdeel van je business kwijt bent. Als jij al één van die onderdelen kan uitbesteden, hoeveel tijd zou je dat opleveren en wat kun jij in die tijd voor je klanten doen? Waarmee je dus ook weer omzet maakt?

2. De VA is expert
De VA die jij inhuurt is gespecialiseerd in een bepaald vakgebied. Of dat nu (online) marketing is, mail- en agendabeheer of technische ondersteuning zoals het beheren van je website(s). Voor elk onderdeel is er wel een virtueel assistent te vinden. De vraag is: wat is voor jou het grootste energielek? En wat zou het je opleveren als je daar geen tijd meer aan hoeft te besteden?

3. Je krijgt rust in je dag
Je hoeft niet meer te stressen over al die taken die je nog moet doen. Want geef maar toe: dat doe je stiekem toch. Je ziet je mailbox volstromen, je hebt 10 afspraken op een dag, je klanten bellen en dan heb je misschien ook nog een team aan te sturen. De virtual assistant neemt taken van jou over, zodat jij die rust weer terugkrijgt. En daardoor tijd hebt voor de belangrijke zaken.

4. De VA is een sparringpartner
Het is niet zo dat de virtueel assistent je simpelweg wat taken uit handen neemt en daar stopt. Een goede VA is namelijk meer dan alleen een assistent. Ze (of hij) is een ook een sparringpartner voor jou. Omdat de virtual assistant zelf ook ondernemer is, kan ze meedenken op jouw niveau. Ze weet wat er bij een onderneming komt kijken en kan zich daarom feilloos in jou verplaatsen.

5. Je bent voordeliger uit
Als je iemand in dienst moet nemen voor de taak die jij niet meer wilt doen, heb je verschillende kosten die je moet maken; denk aan het pensioen dat je af moet sluiten, de verschillende verzekeringen en reiskosten. En dan komt daar nog het uurloon bij op. Voor een VA betaal je een vast bedrag per uur of maand. In dat bedrag heeft de virtual assistant alle kosten berekend en soms ook al de reiskosten. Je hoeft dus helemaal geen extra kosten te maken, want de VA neemt dat allemaal voor eigen rekening. En daarnaast ben je niet verplicht om een virtual assistant elke dag aan het werk te zetten. Je huurt haar in voor de uren die jij nodig hebt en op het moment dat jij dat wilt. Een win-win situatie!

Zo zie je dat aan het inhuren van een virtual assistant heel veel voordelen zitten. Je krijgt er rust, tijd, expertise en een sparringpartner voor terug. En je bent er ook nog eens voordeliger mee uit dan een medewerker in dienst nemen!

Ben jij door dit blog nou getriggerd naar meer informatie? Plan dan geheel vrijblijvend een kennismakingsgesprek met me in. Ik hoor graag wat jouw passies zijn en waar jij het liefst jouw tijd aan besteed.

Adres

Europalaan 811
1363 BM Almere
Nederland