085 – 301 5941
Contact opnemen
085 – 301 5941
Contact

Even voorstellen

Wie ben ik?

Mijn naam is Jerney Heilig en als virtueel business manager help ik ondernemers die vastlopen in hun eigen systemen. Geef mij maar een overvolle mailbox, ontplofte administratie en een vol kantoor. Ik leef me uit in jouw werkomgeving, zodat jij straks zonder moeite jouw taken kunt uitvoeren.

Ik hou van oplossen en vooral op een slimme manier processen en systemen opnieuw inrichten. Je werkomgeving moet je tijd besparen, niet kosten.

– Jerney Heilig

Contact opnemen
Ondersteuning

Ben jij toe aan ondersteuning?

Elke dag weer ben je druk met je onderneming. Je agenda staat overvol, je werk stapelt zich op, je hebt een team aan te sturen… En dan ben je nog niet eens bij je klanten geweest. Tijdgebrek, een volle takenlijst en je bureau is een bende.

Wil jij je werkdagen rustig beginnen en eindigen?
Wil je structuur in je planning en team?
Wil je tijd voor je klanten en jezelf?

De vraag is niet of, maar wanneer jij start met een assistent.

Contact opnemen
Voordelen

Wat krijg je bij mij?

Met een duidelijke werkwijze, praktische planning en de juiste mindset krijg jij de regie over je werk weer terug. Je weet waar je aandacht ligt en sluit je dagen met een gerust gevoel af. Na een traject met mij heb je weer overzicht en inzicht. Jij kunt je voor 100% focussen op je essentiële werkzaamheden, terwijl je onderneming zonder problemen doorloopt.

Als virtual business manager ben ik niet alleen maar virtueel beschikbaar. Wanneer jij het nodig hebt, of als ik dat nodig vind, dan kom ik bij je op locatie langs. Zodat we 1 op 1 kunnen sparren en ik jou gericht advies kan geven.

Contact opnemen

Wat levert het jou op?

  • Focus. Je weet waar je je aandacht op kunt vestigen.
  • Tijd. Je systemen zijn goed ingericht, ze lopen zoals het hoort en je takenlijst is afgevinkt.
  • Rust. Je werkplek en je processen werken voor je in plaats van tegen je en aan het einde van de dag ga jij met een opgeruimd hoofd naar huis.

Klanten reviews

Ik ben heel blij met de ondersteuning van Jerney. Ze houdt mijn mailbox en agenda bij en ze verzorgt de offertes en facturen voor mijn bedrijf.
Daarnaast verzorgt ze de reclame uitingen en advertenties op verschillende bedrijfspagina’s. Ik ben een vakman en ik heb geen verstand van administratie, boekhouding en marketing. Dit geef ik dan ook graag uit handen aan Jerney.

Niels Dorrestein

Eigenaar, Niels Dorrestein Bestratingen

Toen wij door omstandigheden ineens zonder back-office manager kwamen te zitten en kennis maakten met Jerney hadden we er meteen vertrouwen in. Jerney heeft heel vlot alle werkzaamheden opgepakt en zich het Cliënt Volg Systeem eigen gemaakt. Wij konden het met een gerust hart aan haar over laten. Ook de vertrouwelijkheid van onze dienstverlening (en alles wat daar aan maatregelen bij komt kijken) is bij haar in goede handen.

Jerney is toegankelijk, enthousiast en praktisch. Ik krijg ook van ons team en onze cliënten terug dat ze vriendelijk en meedenkend is. Voor onze dienstverlening heel belangrijk!
Jerney is een echte regelneef die zorgt dat alle randvoorwaarden voor onze werkzaamheden goed geregeld zijn. Wij zijn heel erg blij met haar!

Belinda Schutte

Eigenaar, De menselijke zaak

Jerney is een fijne samenwerkingspartner. Ze heeft mij geholpen met het plaatsen van mijn berichten op de Social Media accounts.
Daarnaast is ze erg goed in overzicht creëren en planmatig werken. Enthousiast, to the point en accuraat zijn woorden die bij Jerney passen.

Regien Donders

Eigenaar, Spirit Mama

Jerney heeft een paar maanden bij een van mijn opdrachtgevers gewerkt ter vervanging van een zieke medewerker. Van begin af aan was ik onder de indruk van de professionaliteit en betrouwbaarheid van Jerney. Jerney is een bekwame dame en met haar frisse blik op organisaties kijkt en denkt ze graag mee en fungeert waar nodig als sparringpartner. Voor mijn opdrachtgever was ze een sparringpartner op niveau, complimenten! Zij waren de perfecte match! Met haar ruime ervaring op secretarieel gebied zorgt Jerney voor focus en is een kei in het ontzorgen. Een echte structuurjunkie. Ik hoop dat we nog vaak met elkaar mogen samenwerken, want zo hoort een samenwerking die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen te zijn.

Jeanine van Barneveld

Eigenaar, Jeanine van Barneveld

Klanten reviews

Toen wij door omstandigheden ineens zonder back-office manager kwamen te zitten en kennis maakten met Jerney hadden we er meteen vertrouwen in. Jerney heeft heel vlot alle werkzaamheden opgepakt en zich het Cliënt Volg Systeem eigen gemaakt. Wij konden het met een gerust hart aan haar over laten. Ook de vertrouwelijkheid van onze dienstverlening (en alles wat daar aan maatregelen bij komt kijken) is bij haar in goede handen.

Jerney is toegankelijk, enthousiast en praktisch. Ik krijg ook van ons team en onze cliënten terug dat ze vriendelijk en meedenkend is. Voor onze dienstverlening heel belangrijk!
Jerney is een echte regelneef die zorgt dat alle randvoorwaarden voor onze werkzaamheden goed geregeld zijn. Wij zijn heel erg blij met haar!

Belinda Schutte

Eigenaar, De menselijke zaak

Jerney is een fijne samenwerkingspartner. Ze heeft mij geholpen met het plaatsen van mijn berichten op de Social Media accounts.
Daarnaast is ze erg goed in overzicht creëren en planmatig werken. Enthousiast, to the point en accuraat zijn woorden die bij Jerney passen.

Regien Donders

Eigenaar, Spirit Mama

Jerney heeft een paar maanden bij een van mijn opdrachtgevers gewerkt ter vervanging van een zieke medewerker. Van begin af aan was ik onder de indruk van de professionaliteit en betrouwbaarheid van Jerney. Jerney is een bekwame dame en met haar frisse blik op organisaties kijkt en denkt ze graag mee en fungeert waar nodig als sparringpartner. Voor mijn opdrachtgever was ze een sparringpartner op niveau, complimenten! Zij waren de perfecte match! Met haar ruime ervaring op secretarieel gebied zorgt Jerney voor focus en is een kei in het ontzorgen. Een echte structuurjunkie. Ik hoop dat we nog vaak met elkaar mogen samenwerken, want zo hoort een samenwerking die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen te zijn.

Jeanine van Barneveld

Eigenaar, Jeanine van Barneveld

Ik ben heel blij met de ondersteuning van Jerney. Ze houdt mijn mailbox en agenda bij en ze verzorgt de offertes en facturen voor mijn bedrijf.
Daarnaast verzorgt ze de reclame uitingen en advertenties op verschillende bedrijfspagina’s. Ik ben een vakman en ik heb geen verstand van administratie, boekhouding en marketing. Dit geef ik dan ook graag uit handen aan Jerney.

Niels Dorrestein

Eigenaar, Niels Dorrestein Bestratingen

Laatste berichten

01

Let hier op bij het maken van een verslag

Even een point of view: Ik word een beetje moe van mensen die vinden dat ze goed zijn in de Nederlandse taal en dan denken dat ze ook wel kunnen notuleren. Hoe vaak ik verslagen heb gelezen die kant noch wal raken is haast niet meer bij te houden… Notuleren is een speciale tak van sport en ik leg je graag uit waarom.  

Laat me eerst duidelijk maken dat ik absoluut niemand wil afkraken met deze blog. Maar ik wil wel mijn mening geven over hoe een verslag eruit hoort te zien en wat het verschil is tussen een de verschillende soorten verslagen.  

Voordat je begint aan verslaglegging is het ontzettend belangrijk dat je weet waar je mee bezig bent. Er komt veel bij kijken en dat is zeker niet voor iedereen weggelegd. Je moet als notulist sterk zijn in je vak én in je schoenen staan. Je hebt te maken met diverse commissies en besturen en die zitten nou eenmaal niet te wachten op iemand die feedback als (persoonlijke) kritiek ziet. Dan heb je niet het juiste vak gekozen.  

Eerst het verschil in verslagen 

Er zijn verschillende soorten verslagen die je als notulist kunt opstellen:  

  1. Een beknopt verslag 
  2. Een uitgebreid verslag 
  3. Een woordelijk verslag 

Nu vind ik de laatste absoluut geen toegevoegde waarde hebben, want het leest helemaal niet lekker. Elke ‘uh’ en ‘ah’ wordt vastgelegd in een woordelijk verslag, wat ontzettend storend leest. En daarbij zit niemand te wachten op een verslag van 33 pagina’s. Ja, er zijn voorzitters die hierom vragen, maar (gelukkig) ze zijn zeldzaam. 😉 

In een beknopt verslag benoem je kort wat er in de vergadering is. De besluitvorming die in de vergadering wordt gemaakt noteer je, samen met de acties die erbij horen. Deze vorm van verslaglegging zie je vaak bij kleinere vergaderingen, waar niet veel mensen aan deelnemen of iets mee hoeven te doen. Deze verslagen zijn niet per se makkelijk om te maken, want je moet heel goed opletten wat je moet noteren. De mensen die niet bij de vergadering aanwezig waren moeten meteen uit het verslag kunnen halen wat er besloten is en of zij nog een actie moeten uitvoeren. Het gaat erom wie wat heeft gezegd en wat de conclusie is.  

Een uitgebreid verslag bevat alles van het beknopte verslag, maar dan uitgebreider. De brainstorm of discussie wordt inhoudelijk meer toegelicht en het besluit wordt ook hier opgeschreven. In een uitgebreid verslag leg je vaak ook discussies vast, wel beknopt. Het is geen woordelijk verslag. 😉 

Wat je áltijd op moet nemen in je verslag is de actie- en besluitenlijst. Het komt helaas nog steeds voor dat er verslagen geschreven worden zonder een actielijst. Hoe kunnen lezers en deelnemers dan snel terugvinden wat er gedaan moet worden, als zij dit zelf niet aanwezig waren of het niet hebben opgeschreven? Het is geen doen om een compleet verslag door te moeten lezen om er één punt uit te halen… 

Het is niet alleen voor de aan- of afwezigen van de vergadering. Ook de voorzitter heeft baat bij deze lijsten, omdat diegene het meest alert is op de opvolging ervan. Zodra dit ontbreekt is het voor iedereen maar gokken wat er ook alweer gedaan moest worden of besloten is… Dat is natuurlijk niet de bedoeling.  

De meeste verslagen zitten tussen een beknopt en uitgebreid verslag in. Als notulist is het echt goed opletten. Je luistert extreem goed naar wat er gezegd wordt, haalt de highlights uit de vergadering en weet dat perfect te verwoorden in de notulen.  

Hoe ziet een verslag er dan uit? 

De opmaak van notulen is een tweede punt waar nog wel eens wat aan schort. Het format waarin jij het verslag aanlevert zegt ook wat over de kwaliteit die je levert. Wil je een goede indruk achterlaten bij een nieuwe klant? Zorg er dan voor dat je verslag er netjes en verzorgt uitziet én in de stijl van je klant aangeleverd wordt.  

Vraag van tevoren oude notulen op in een Word-bestand en kijk of dat voor jou werkbaar is. Staan de juiste punten in het verslag? Is er een actie- en besluitenlijst?  

Een goed format van een verslag bevat het logo van je klant en heeft een duidelijke structuur: het begint met de opening en agendapunten en eindigt met de wat verder ter tafel komt, rondvraag en sluiting. Een tip di ik je ook mee wil geven is om altijd de nieuwe vergaderdatum onderaan het verslag te benoemen. Dan is voor iedereen duidelijk wanneer zij weer verwacht worden. Ook kun je kort de agendapunten benoemen die opnieuw geagendeerd moeten worden.  

En natuurlijk eindig je met de actie- en besluitenlijst, zodat iedereen zijn of haar actie kan uitvoeren wanneer dat nodig is.  

Iedereen heeft haar eigen manier van notuleren en dat is ook zeker niet fout. Maar er zijn wel een aantal richtlijnen waar je je als notulist aan hebt te houden. Ik hoop dat ik die in deze blog goed heb omschreven.  

Hoe kijk jij naar notuleren en verslaglegging?
Wat werkt voor jou fijn of kan er misschien iets op een andere manier?

Heb je zelf behoefte aan iemand die jouw vergadering notuleert? Neem dan contact op via info@topnotulisten.nl en plan een kennismaking met mij in.  

16 maart 2022
02

Businessmanagement Plus

Ik heb wat leuks te delen! Als je me op social media volgt (zo niet, doe dat dan snel!), dan heb je het al voorbij zien komen. En ik ben er ontzettend blij mee, want dit is weer een stap in mijn groei als ondernemer. Want er komt binnenkort iets leuks bij…

 Vorig jaar (dat klink zo ver weg, maar is maar een paan maanden geleden) zat ik met een hovenier. Hij had een goede vriendin meegenomen naar de afspraak, want deze man heeft autisme. Voor zijn gevoel was het gesprek met mij een grote stap en dat vond hij best spannend.

Als je zelf klanten met autisme hebt (gehad), dan herken je vast dat deze mensen een andere aanpak nodig hebben. Deze mensen zijn namelijk veel gevoeliger voor prikkels en ze hebben behoefte aan structuur en duidelijkheid.

In dit gesprek besprak ik natuurlijk wat ik voor deze man kon doen, maar daarnaast nam ik ook een adviserende rol aan. Ik gaf hem tips over hoe hij zijn rol in zijn bedrijf nog beter kan toepassen. En dat is waar ik zo ontzettend blij van word.

Adviserende rol

Drie jaar geleden startte ik mijn business als virtual assistent. En met mij veel dames! Maar waar veel VA’s nog steeds hetzelfde uitvoerende werk doen, ben ik verder gegaan. Want ik werd niet meer happy van alleen maar uitvoeren. Ik neem veel liever een adviserende rol aan, zodat ik mijn klanten ook echt bij sta. Ik weet door mijn jarenlange ervaring in mijn vakgebieden waar ik over praat. Ik weet hoe ik bepaalde stappen toe moet passen om een beter resultaat te halen. Want als de aansturing in je business al niet in orde is, dan kun je de uitvoering ook niet goed doen.

Dat kreeg ik ook terug van de vriendin van de hovenier. Ze hebben het allebei als ontzettend prettig ervaren dat ik advies gaf. Dat heeft mij, naast de afgelopen drie jaar, ook weer geïnspireerd en daarom introduceer ik met heel veel plezier mijn nieuwe service:

Businessmanagement Plus.

In deze dienst adviseer en coach ik ondernemers in hun bedrijfsvoering. We kijken waar we kunnen optimaliseren en stroomlijnen processen, zodat het vanaf de top al goed stroomt. Het gaat er in deze dienst om dat de ondernemer inzicht krijgt in zijn of haar eigen bedrijf, waar het nu misloopt en waar een verbeterslag geslagen kan worden. De ondernemer zet dan de juiste mensen aan het werk en het resultaat is een bedrijf dat vanzelf functioneert.

Binnenkort komt er een aparte pagina op de website over deze dienst. Hou mijn socials daarvoor in de gaten!

Wil je nu al meer informatie over Businessmanagement Plus? Neem dan contact met me op en ik vertel je meer.

21 januari 2022
03

Taboe

Als je mij al wat langer kent, of wanneer je deze blog hebt gelezen, dan weet je dat ik op jonge leeftijd alleenstaande moeder ben geworden. En ik ben supertrots op al mijn drie kinderen, maar de oudste twee doen het echt heel goed. Ze groeiden op zonder vader om zich heen en er rust best een taboe op dit onderwerp. Alleen daarom al wil ik erover schrijven…

Kinderen uit gebroken gezinnen krijgen vaak het stempel dat ze niet zo goed zijn. Mijn oudste twee hebben een buitenlandse vader, maar die is sinds dat ze een paar jaar oud waren al niet meer in beeld. Dat eerste zorgde al voor vooroordelen, maar ondanks dan zijn het twee toppers van kinderen geworden. Ze weten zichzelf te redden, zonder dat ze mij daar echt bij nodig hebben.

Wat ik aan hen en de rest van de wereld wil laten zien, is dat je als jonge moeder prima je  kinderen alleen kunt opvoeden. Je kunt alles wat je wilt bereiken, zolang je maar bereid bent om daar het werk voor te doen.

“Waar een wil is, is een weg.”

Want ook dat is zo’n dingetje waar een taboe op heerst: dat je al jong kinderen krijgt. En ik wil het doorbreken. Ik heb inmiddels een succesvol bedrijf opgebouwd, nadat ik jaren in loondienst heb gewerkt. Al mijn kennis van toen heb ik meegenomen en pas ik nog steeds toe in mijn werk. Als jij vecht voor waar je in gelooft, dan bereik je ook datgene wat je graag wilt bereiken.

Als ik kijk naar waar ik nu sta is mijn leven alleen maar een hele goede leerschool voor me geweest. Ik heb er namelijk altijd kracht uitgeput, zodat ik weer verder kon. Misschien waren niet alle keuzes in mijn leven verstandig. Maar als het op mijn kids aankomt zou ik alles weer hetzelfde doen. Ik durf te gaan staan voor de kant die ik op ben gegaan, toen en nu. Ik durf te gaan staan voor mezelf.

“What doesn’t kill you makes you stronger”– Kelly Clarkson

Ik heb me nooit laten kisten door de gebeurtenissen in mijn leven, dat past ook helemaal niet bij mij. Nee, ik kies ervoor om de positieve kanten van het leven te zien. Ik kies voor het geluk dat ik uit de kleine dingen haal. En de één gaat nou eenmaal wat vaker op zijn bek dan de ander, maar so be it.

En ik kies ervoor om een voorbeeld te zijn, zodat mijn mooierds weten dat ze alles kunnen bereiken wat ze willen, zolang ze er het werk ervoor willen doen. En weet je wat ik nou het grootste compliment vond? Mijn zoon schreef in een studieverslag dat hij zijn doorzettingsvermogen en discipline van zijn moeder heeft. Daarvan zwelt mijn hart natuurlijk helemaal op, want welke moeder wil dat nou niet horen van haar kind?

“Lach naar een obstakel en het wordt een brug” – kaartendeck ‘Het antwoord is Liefde’ door Rosalinda Weel

10 december 2021
04

Met deze tools run jij je business als een pro.

Elke ondernemer heeft ze nodig: tools. Systemen of programma’s waarmee je je werkleven een stuk aangenamer maakt. Als virtual businessmanager kan ik inmiddels echt niet meer zonder en heb ik zo mijn favorieten. Maar welke online tools zijn nou het beste om te gebruiken? 

Dat verschilt natuurlijk per persoon. Net zoals ik heb jij ook je persoonlijke voorkeuren. En het is ook nog weer afhankelijk wat je voor werk doet… Als je net als ik veel online werkt, herken je waarschijnlijk veel van deze tools. Maar ben jij nieuw in dit wereldje? Of zoek je nog handige tips? Dan is deze lijst echt ideaal.  

De tools die ik benoem zijn systemen die ik in mijn werk als virtueel businessmanager veel gebruikt. En ik leer ze zelfs aan mijn klanten, want ook zij zien het gemak van het gebruik ervan. Super waardevol dus! 

Nou, hier komt ‘ie dan: 

  1.  Zoom/Teams
    Als je deze nog niet kent, dan heb je de afgelopen twee jaar onder een steen geleefd. Tijdens de C-crisis schoten de online meetings door het virtuele plafond. Zoom en Teams worden natuurlijk gebruikt voor de wekelijkse of maandelijkse overleggen. Soms heel lang, soms heel kort. Ik vind het fijn om mijn klanten even ‘live’ te zien. Er is namelijk veel meer expressie op beeld dan wanneer je aan de telefoon hangt. Je kunt elkaar even polsen, want op beeld zie je wel hoe het met iemand gaat. Ik gebruik het voornamelijk om af te stemmen wat er moet gebeuren en hoe zaken verder moeten gaan. Veel van de notuleerklussen voor [link] Top Notulisten zijn online, maar veel klanten geven weer de voorkeur aan een vergadering op locatie. Voor zover de maatregelen m.b.t. de C-crisis het toelaten, willen veel klanten elkaar weer eens live ontmoeten.  
  2. Trello
    Als er één systeem is waarin je superhandig kunt samenwerken, dan is het Trello. Doordat je met lijsten en kaarten werkt heb je een goed overzicht van alle werkzaamheden. Je kunt heel snel taken inschieten, je wijst kaartjes toe aan een bepaald persoon, zet acties klaar met labels, je kunt je overdracht kwijt. Ik ben groot fan van deze online planner, want zo zie ik het maar.  Geen losse notitieblaadjes en lijstjes meer, maar netjes alles in één overzichtelijk systeem. Het fijne is dat als je volledig binnen een bord communiceert met collega’s of klanten, je geen ruis meer ervaart van appjes of mailtjes. Spreek gewoon met elkaar af dat alle communicatie via het bord verloopt en je ervaart een hoop rust in je werkzaamheden.  
  3. Online cloud
    Mijn favorieten zijn Dropbox en Google Drive. Deze systemen zijn eigenlijk je online archief. Je kunt hele mappenstructuren aanmaken om daar je documenten in te bewaren. Het fijne van deze clouds is dat je de documenten ook kunt delen met anderen. Als je bijvoorbeeld een document hebt met AVG-technische gegevens, die niet per mail gedeeld mogen worden, dan kun je ze superhandig in je online cloud zetten en zo ter beschikking stellen aan degenen die het nodig hebben. Ook het klaarzetten van dossiers is superfijn met een online cloud. Je moet er wel goed opletten dat het systeem AVG-proof is. Want als er te makkelijk anderen in kunnen of dat het gehackt kan worden, dan heb je als ondernemer wel een probleem.  
  4. WhatsApp 
    Ik hou van snelle communicatie en dan is deze app toch echt wel een uitkomst. Veel van mijn klanten hebben besprekingen en cliëntgesprekken. Als ik ze op dat moment een vraag moet stellen, dan doe ik gauw een appje hun kant op. En dan meestal ook nog een spraakmemo, want dan hoef ik niet zoveel te typen. Ik blijf toch een prater, hè? 😉  Met bellen weet je gewoon niet of het uitkomt, een appje lees je wanneer je daar tijd voor hebt.  
  5. Email 
    Deze ligt natuurlijk voor de hand, maar toch. Als virtueel businessmanager beheer ik een aantal mailboxen voor klanten. Wat ik altijd doe is actiemapjes voor de klant en mezelf maken. Daarin staan alle mails waar een actie op gedaan moet worden door één van ons. Sowieso gebruik ik de mail om zaken af te stemmen met klanten. Voor Top Notulisten worden de notulen per mail verstuurd, zodat mijn klanten daar feedback of akkoord op kunnen geven.  
  6. Boekhoudprogramma
    Voor een aantal klanten mag ik de boekhouding doen: ik maak facturen en boek de inkoopfacturen in. Ook check ik of er op tijd betaald wordt. Zo niet, dan remind ik de klant daaraan en soms neem ik contact op in verband met een actie die gedaan moet worden. Maar dat soort dingen gaan altijd in afstemming met mijn klant.  

Deze tools zijn toch wel mijn favorieten.  Je moet ook niet te veel inzetten, maar kijken naar wat voor jou en je klant waardevol is.  

Voor mij als virtueel businessmanager is het belangrijk om de gebruiksaanwijzing van mijn klanten goed te kennen, want alleen dan kan ik ze optimaal bij staan. Ik ben heel nieuwsgierig welke tool jij het liefste gebruikt!

Wat werkt voor jou, wat is je gebruiksaanwijzing? 

 

9 november 2021
05

Dit is mijn verhaal

Ik heb eigenlijk nog nooit mijn verhaal verteld. Wie ik nou werkelijk ben. Wat mij heeft gevormd. Want naast ondernemer ben ik ook mens. Moeder. Dochter. Dat wordt soms een beetje vergeten, maar het is wel superbelangrijk. Mijn verhaal is lang en soms best heftig. Maar het heeft mij gemaakt tot wie ik vandaag ben. En ik wil het heel graag met je delen, zodat je mij nog beter leert kennen. Want dat vind ik belangrijk. Dus ga er maar goed voor zitten. 😉

In mijn leven heb ik veel dingen meegemaakt en dat begon al vroeg: op de basisschool werd ik heel erg gepest. Ik was het lelijke eendje en zo voelde ik me ook. Door het pesten heb ik nooit echt vriendinnen gehad. Ik kreeg er hechtingsproblemen van. Ik durfde niet met mensen te connecten en ik ‘fladderde’ in mijn jeugd best wat af. Nu kies ik er heel bewust voor mensen om me heen te verzamelen die ook echt wat toevoegen aan mijn leven.

Op mijn 20e raakte ik zwanger van een man die ik een half jaar kende. Daarvoor had ik een lange relatie gehad. Ik bleef in deze relatie voor het huisje-boompje-beestje gevoel dat ik zo graag wilde ervaren. Maar mijn toenmalige partner mishandelde mij, geestelijk en lichamelijk. Mijn dochter werd te vroeg geboren en op mijn 21e was ik uiteindelijk moeder van twee kleine kinderen

In die periode heb ik ook veel armoede gekend. Elke maand moesten we de eindjes aan elkaar knopen. Door de heftige relatie verloor ik mijn derde kindje en dat was voor mij het moment waarop ik besefte dat ik weg moest gaan. Ik zorgde in die tijd heel slecht voor mezelf en door de mishandelingen verloor ik ook mijn werk. Ik was een 23-jarige moeder die er alleen voor stond. Maar omdat ik heel zuinig had leren leven en met het wegvallen van de schulden van mijn ex, had ik elke maand wel opeens geld over.

Keuzes maken

Op mijn 16e heb ik de opleiding Detailhandel gevolgd. Maar ik wilde helemaal niet de hele dag in de winkel staan voor een hongerloontje. Het was destijds echt een slecht betaalde baan en daarom ben ik gaan studeren: het werd de PABO.

Werken als juf, dat wilde ik. Ik had inmiddels mijn kinderen en dan zou ik na school en in de vakanties thuis zijn. Eigenlijk ben ik de paden gaan bewandelen waarvan ik dacht ze nodig te hebben om goed voor mijn kinderen te kunnen zorgen. Mijn leven ben ik om mijn kinderen heen gaan plannen en dat was op dat moment helemaal ok. Maar ik heb in die tijd nooit mijn gevoel of intuïtie gevolgd.

‘Moeder’ van de opleiding

Na 7 jaar alleen met mijn twee kinderen te zijn geweest leerde ik mijn toenmalige partner kennen. Hij had een eigen bedrijf en af en toe hielp ik met de administratie. Ook toen kwam ik weer in aanraking met ondernemen.

In 2008 ben ik gaan werken als bedrijfsbureaumedewerker bij Hogeschool Amsterdam. De afdeling in Almere zocht een soort ‘moeder’ voor een net gestarte opleiding. In die functie was je het aanspreekpunt van en voor de leerlingen en regelde eigenlijk alles wat moest. De opleidingsmanager zag in mij wat hij nodig had en ik heb dit werk twee jaar gedaan. Daarna kwam het Windesheim naar Almere en werd mijn afdeling door hen overgenomen. (tekst gaat verder onder de foto)

Dat jaar, 2011, was erg heftig voor mij. Ik verloor mijn moeder en kreeg ik een ernstig auto-ongeluk in België. Toen ik na mijn herstelperiode eenmaal terugkwam op het werk, werden we samengevoegd tot één bedrijfsbureau.

Twee jaar lang ben ik de Educator specialist van het stel geweest, daarna ben ik de examencommissies gaan ondersteunen. Om wat kennis en kunde op te doen heb ik 1 jaar HBO-Rechten gestudeerd, zodat ik als ambtelijk secretaris voor diverse afdelingen aan de slag kon. En in dat jaar raakte ik zwanger van mijn jongste dochter.

Uiteindelijk heb ik mijn propedeuse gehaald door altijd goed te plannen en daar ligt dan ook echt mijn kracht. Mijn moeder had vroeger een goede kantoorbaan en ik riep altijd dat ik nooit een ‘kantoormuts’ zou worden… Moet je nu eens kijken! 😉

Van loondienst naar twee bedrijven

Toen ik terugkwam van zwangerschapsverlof bleek er een opening bij het decanaat van mijn werkgever te zijn: er moest een Studiesuccescentrum opgezet worden. Ik heb me ervoor aangemeld, kreeg de baan en verzorgde onder andere het inloopspreekuur. Het allerliefst werk ik met mensen, en in dit geval waren dat de studenten van het Windesheim.

In 2018 kwam ik thuis te zitten nadat mijn baarmoeder verwijderd was. Dat was een heftige periode, waarin ik mijn leven ben gaan overdenken. Het VA-schap kwam op mijn pad (ik geloof allang niet meer in toeval) en het enige wat ik dacht, was: “Dat ik dit niet eerder heb gezien!” Meteen heb ik me ingeschreven bij VA school en de opleiding gevolgd.

Bij mijn eerste klus ging ik meteen op m’n bek…

 In september 2018 werd VA Inc. opgericht: VA in control. In december dat jaar kon ik mijn contract opzeggen bij het Windesheim en lonkte het ondernemersavontuur nog meer! Maar wat ben ik op mijn bek gegaan met mijn eerste opdrachtgever… Ik had, zonder een getekend contract, al werk gedaan voor die klant. Die greep zijn kans schoon en implementeerde wat ik had gedaan. Resultaat: ik was niet meer nodig.

Via een collega-VA kwam ik toen gelukkig terecht bij de Menselijk Zaak. Dat was een fijne en grote klus, waar ik uiteindelijk 40 uur per week voor werkte. Maar ik wilde ook groeien met VA Inc. en er kwam een leuke opdracht om de hoek. Ik ondersteun hen nu nog 12 uur per week met inmiddels een tweede VA erbij. Na deze opdracht is het balletje gaan rollen, en goed ook!

Ik werd benaderd voor een notuleerklus, wat ik vroeger in loondienst echt verschrikkelijk vond. Nu is het mijn expertise geworden: ik krijg terug dat ik goed ben in verslaglegging, de context goed verwerk en snel ben in aanlevering. Dat kleine klusje is uitgegroeid tot mijn tweede bedrijf, TOP Notulisten. Via mond-tot-mond reclame krijg ik er steeds nieuwe klussen bij en daar ben ik superblij mee.

Het leven begint pas bij 40!

Ik was altijd best wel een beetje bang om 40 te worden, maar zal ik je wat zeggen? Het was voor mij het beste jaar wat ik tot dan toe had! Op mijn 38e werd ik ondernemer en ik kan echt zeggen dat ik sindsdien het beste uit mezelf haal. Er was altijd een kriebel om iets voor mezelf te gaan doen, maar ik wist nooit wat.

De tactiek die voor mij heeft gewerkt is dat ik veel ben gaan praten met mensen die op dat moment eigenlijk nog geen werk voor me hadden. Daardoor zingt mijn naam rond bij die juiste personen. Ze komen nu naar me toe met opdrachten. De mix met het weggezet worden op locatie (vooral in het onderwijs en de zorg) en het thuiswerken is wat dit voor mij zo leuk maakt. Ik blijf nog steeds in de hulpverlenende tak werkzaam en daar ben ik ook helemaal op mijn gemak.

In loondienst bleef ik altijd hetzelfde van hetzelfde doen. Ik heb 10 jaar in een soort comfortzone rondgelopen, maar ik daagde mezelf uit door in verschillende functies te werken.

Als je voor een werkgever werkt, dan worden er bepaalde dingen van je verwacht. Als ondernemer kun je kiezen met wie je werkt.

Wat ik heerlijk vind is dat ik over een half jaar niet weet waar ik dan sta qua werk. En die uitdaging maakt het superleuk. Zo moest ik door corona stoppen bij een klant en nu ben ik teruggevraagd door diezelfde klant, wat ik nooit had verwacht. En dat vind ik het heerlijke aan het ondernemerschap, dat ik dan niet weet waar ik ben. Wat ook wel weer retespannend kan zijn. Door mijn HSP kan ik daar ook wel eens last van hebben en dat uit zich dan lichamelijk. Dan ga ik even terug naar mezelf en zoek ik de balans weer op. Maar ik zou het ook echt niet willen missen!

Je kan dingen tot op zekere hoogte zelf bepalen, je leeft buiten een bepaalde zone en buiten jezelf. Je leert nieuwe mensen kennen en krijgt daardoor nieuwe samenwerkingen. Het jezelf in de picture zetten, geen idee had ik daarvan!

Ik krijg altijd de terugkoppeling dat ik een goed visitekaartje ben: eerlijk, betrouwbaar en discreet. En al die complimenten zorgen er wel voor dat ik als mens groei in mijn zelfvertrouwen. Ik ben een alleenstaande moeder van drie kinderen en ik doe dit wel allemaal. Ik haal droomomzetten en kan zelfs mensen helpen die het nodig hebben.

Dit hele verhaal heeft ervoor gezorgd dat ik nog steeds doorzet en niet zomaar opgeef. Mijn motivatie was om niet meer elk dubbeltje om te hoeven draaien voor mijn kinderen én mezelf. Ik heb ze altijd het beste willen bieden en dat is nu gelukt. En daar ben ik supertrots op.

Jerney Heilig VA inc

27 mei 2021
06

Met deze 10 timemanagement tips wordt jouw werk een stuk makkelijker.

Het maakt niet uit wát voor een onderneming je hebt, er komt een moment dat je denkt: “Waar moet ik in vredesnaam mijn tijd vandaan halen?”. Je hebt geen overzicht meer in wat je op een dag moet doen. Je mailbox lijkt ontploft, je werkplek is een bende en je vergeet afspraken met je team en klanten. Maar hoe krijg je nou weer wat structuur in je dagen én tijd? Met deze 10 tips over timemanagement help ik je alvast een stukje op weg.

Als je start met ondernemen is alles nog leuk. Het eerste contact met nieuwe klanten. Facturen versturen, want dan zie je echt wat er binnenkomt. En je beantwoordt enthousiast elke mail die je krijgt. Heerlijk, ondernemer zijn!

Toch komt dat ene moment… Ik zie het maar al te vaak bij mijn klanten (en daarom hebben ze mij ook nodig). Waar ze in het begin super veel zin hadden om alles te doen, is het nu bijna een ergernis aan het worden. Wanneer er weer een melding van een nieuwe mail binnenkomt, gaat hun hartslag omhoog. Zodra ze hun agenda openen zien ze dat de dag is volgestopt met afspraken, die ook nog niet eens zijn voorbereid. En ze werken 60 uur per week, omdat het werk anders niet afkomt. Van timemanagement is helemaal geen sprake meer.

 

Tijd is kostbaar

Want je tijd managen is als ondernemer essentieel. Ook al voelt in en aan je bedrijf werken misschien niet als werken en doe je het met ontzettend veel plezier, je tijd is wel heel kostbaar. Je wilt toch tijd doorbrengen met de mensen om je heen? Je wilt ’s avonds toch gewoon kunnen ontspannen? En er in het weekend lekker op uittrekken? Zonder eerst weer even wat af te moeten maken…

Dat begint al met het inplannen van je agenda. Of dat nou digitaal of op papier is. Blok elke activiteit als een afspraak. Administratie doen? Afspraak. Email bijwerken? Afspraak. Lunch? Afspraak. Je snapt de strekking. Wat je ook moet plannen, zie het als een afspraak. Dan zul je, als het goed is, nooit een dubbele afspraak maken en bewust met je tijd omgaan.

 

10 tips:

Hieronder heb ik 10 tips voor je op een rij gezet waarmee jij je tijd al beter kunt indelen. En pas ze toe, want ze werken!

    1. Creëer blokken in je agenda waarin je je richt op één taak. Als je overzicht wilt creëren, zorg dan voor blokken. Kies bijvoorbeeld voor ‘Aan bedrijf’ om je administratie, mails af te handelen en afspraken te plannen. ‘In bedrijf’ is een blok om voor je klanten aan het werk te zijn (online meetings, fysieke afspraken of werk uitvoeren). En die blokken verdeel je weer onder in activiteiten.
    1. Plan elke activiteit als een afspraak en neem hier ook echt de tijd voor! Zoals ik al zei: van meeting tot lunch, alles is een afspraak. Als je hier al mee begint zul je zien dat je ook echt vrije tijd overhoudt. Want ook dát is een activiteit, en dus een afspraak. Met jezelf wel te verstaan.
    1. Prioriteer je taken en gebruik een to-do lijst. Je kunt helemaal overweldigd raken van de taken die op je liggen te wachten. Mijn tip: kies per dag drie hoofdtaken en verdeel die onder in kleine taken. Begin met de meest lastige (eat that frog), dan wordt de rest alleen maar leuker. En, maak een to-do lijst! Afstrepen werkt super ontspannend.
    1. Plan je week op zondag of maandagochtend in. Ok, ok, je mag op zondag een beetje werken. Maar alleen om je weekplanning te maken! Door rustig de tijd te nemen om de planning te vullen, heb je helder wat je moet doen en creëer je overzicht. Op papier én in je hoofd.
    1. Zorg voor een opgeruimde werkomgeving. Ken je het gezegde: een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd? Zo werkt het ook voor je werkplek. Zorg dat alle papieren en boekjes geordend en opgeruimd zijn. Zorg dat je bureau (of eettafel) zo goed als leeg is. Dan heb je focus op datgene wat je moet doen. Ruim aan het eind van de dag alles netjes op en begin de volgende werkdag weer met frisse zin.
    1. Zorg voor een opgeruimde laptop. En dan bedoel ik niet dat je die ergens weglegt (aan het eind van de werkdag wel natuurlijk). Maar ik heb het over wat er allemaal op je laptop of computer staat. Staat je bureaublad vol met losse documenten? Orden ze in mappen. Hetzelfde in je digitale archief: werk met mappen. Dan kun je alles ook veel beter en eerder terugvinden.
    1. Zet al je meldingen uit. Niets werkt zo afleidend als de pop-up van bijvoorbeeld een nieuwe email. Je kijkt automatisch toch even wie de afzender is, klikt erop en weg is de focus. Je bent weer afgeleid en je taak blijft liggen. Uitzetten die handel!
    1. Neem afscheid van alle bijzaken. Alles wat de energie uit je zuigt, moet je laten gaan. Je wilt je werk goed afleveren, toch? Van bijzaken krijg je geen energie. Sterker nog, dat zijn de grootste energielekken die er zijn. Vaak zijn dat administratie, email en agenda. Zoek iemand (= mij) die weet hoe ze daar structuur in aanbrengt, zodat het voor jou alleen maar makkelijker wordt om erin te werken.
    1. Creëer een routine. Start je dag met één taak, bijvoorbeeld email. Even dertig minuten je mailbox bijwerken aan het begin van je werkdag en dan pas weer aan het einde van de dag. Plan die momenten wel in! Neem ook heel bewust je lunchpauze, ga even lekker naar buiten! Wat je tussen die vaste taken door doet wordt dan veel luchtiger en handel je makkelijker af.
    1. GENIET! Ja, je houdt van je werk en ja, je ziet het niet als werken. Maar vergeet niet te genieten van je vrije tijd! Niets is zo belangrijk als goed voor jezelf zorgen. Want als je dat niet doet, kun je ook niet voor de mensen om je heen zorgen. Dus plan die vrije momenten in en… nee is ook een antwoord. Je hoéft niet alles zelf te doen. Je denkt misschien van wel, maar jij bent de expert in jouw vakgebied. Anderen zijn dat in hun vakgebied.

 

Laat je me even weten welke tips voor jou het beste hebben gewerkt? Ik ben heel benieuwd. En als je er na deze timemanagement tips nog steeds niet uitkomt, dan wordt het tijd dat je mijn expertise gaat inschakelen.

Kijk even op deze pagina wat er allemaal mogelijk is en wacht niet te lang met contact opnemen! Want hoe eerder jij weer tijd hebt voor je eigen werk, hoe beter het voor jou en je bedrijf is.

 

 

8 april 2021
07

5 redenen voor een Virtual Assistant

Als ondernemer ben je druk. Zo simpel is het nou eenmaal.
Je hebt een bedrijf te runnen waarin je niet alleen de eigenaar bent. Je bent marketeer, administratief medewerker, secretaresse, salesmanager en ga zo maar door. Maar het is natuurlijk onmogelijk om ál die rollen succesvol te vullen. En dan komt de virtual assistant in beeld.

Steeds meer ondernemers kennen de term: virtual assitant / virtueel asisstent / VA. En steeds meer ondernemers weten ook hoeveel voordeel het ze oplevert door samen te werken met een VA. Virtual assistants zijn er eigenlijk in alle soorten en maten. Vaak zijn ze gespecialiseerd in een bepaald vakgebied, zoals online marketing, content creatie, secretariële ondersteuning of technische ondersteuning (zoals voor je website en e-mailfunnel).

Een VA helpt jou als ondernemer om weer orde in de chaos te krijgen. Waar jij geen overzicht meer hebt, creëert de virtual assistant dat voor jou. Maar waarom zou je nog meer een virtual assistant inhuren? Wat levert dat jou op?

Hieronder leg ik het je graag uit.

1. Je bespaart tijd
Tip één is meteen de meest voordelige: het levert je tijd op. Heel veel tijd. Denk eens na over alle uren die je spendeert in je bedrijf. En hoeveel van die tijd je aan elk onderdeel van je business kwijt bent. Als jij al één van die onderdelen kan uitbesteden, hoeveel tijd zou je dat opleveren en wat kun jij in die tijd voor je klanten doen? Waarmee je dus ook weer omzet maakt?

2. De VA is expert
De VA die jij inhuurt is gespecialiseerd in een bepaald vakgebied. Of dat nu (online) marketing is, mail- en agendabeheer of technische ondersteuning zoals het beheren van je website(s). Voor elk onderdeel is er wel een virtueel assistent te vinden. De vraag is: wat is voor jou het grootste energielek? En wat zou het je opleveren als je daar geen tijd meer aan hoeft te besteden?

3. Je krijgt rust in je dag
Je hoeft niet meer te stressen over al die taken die je nog moet doen. Want geef maar toe: dat doe je stiekem toch. Je ziet je mailbox volstromen, je hebt 10 afspraken op een dag, je klanten bellen en dan heb je misschien ook nog een team aan te sturen. De virtual assistant neemt taken van jou over, zodat jij die rust weer terugkrijgt. En daardoor tijd hebt voor de belangrijke zaken.

4. De VA is een sparringpartner
Het is niet zo dat de virtueel assistent je simpelweg wat taken uit handen neemt en daar stopt. Een goede VA is namelijk meer dan alleen een assistent. Ze (of hij) is een ook een sparringpartner voor jou. Omdat de virtual assistant zelf ook ondernemer is, kan ze meedenken op jouw niveau. Ze weet wat er bij een onderneming komt kijken en kan zich daarom feilloos in jou verplaatsen.

5. Je bent voordeliger uit
Als je iemand in dienst moet nemen voor de taak die jij niet meer wilt doen, heb je verschillende kosten die je moet maken; denk aan het pensioen dat je af moet sluiten, de verschillende verzekeringen en reiskosten. En dan komt daar nog het uurloon bij op. Voor een VA betaal je een vast bedrag per uur of maand. In dat bedrag heeft de virtual assistant alle kosten berekend en soms ook al de reiskosten. Je hoeft dus helemaal geen extra kosten te maken, want de VA neemt dat allemaal voor eigen rekening. En daarnaast ben je niet verplicht om een virtual assistant elke dag aan het werk te zetten. Je huurt haar in voor de uren die jij nodig hebt en op het moment dat jij dat wilt. Een win-win situatie!

Zo zie je dat aan het inhuren van een virtual assistant heel veel voordelen zitten. Je krijgt er rust, tijd, expertise en een sparringpartner voor terug. En je bent er ook nog eens voordeliger mee uit dan een medewerker in dienst nemen!

Ben jij door dit blog nou getriggerd naar meer informatie? Plan dan geheel vrijblijvend een kennismakingsgesprek met me in. Ik hoor graag wat jouw passies zijn en waar jij het liefst jouw tijd aan besteed.

8 maart 2021
Alle berichten

Laatste berichten

01

Let hier op bij het maken van een verslag

Even een point of view: Ik word een beetje moe van mensen die vinden dat ze goed zijn in de Nederlandse taal en dan denken dat ze ook wel kunnen notuleren. Hoe vaak ik verslagen heb gelezen die kant noch wal raken is haast niet meer bij te houden… Notuleren is een speciale tak van sport en ik leg je graag uit waarom.  

Laat me eerst duidelijk maken dat ik absoluut niemand wil afkraken met deze blog. Maar ik wil wel mijn mening geven over hoe een verslag eruit hoort te zien en wat het verschil is tussen een de verschillende soorten verslagen.  

Voordat je begint aan verslaglegging is het ontzettend belangrijk dat je weet waar je mee bezig bent. Er komt veel bij kijken en dat is zeker niet voor iedereen weggelegd. Je moet als notulist sterk zijn in je vak én in je schoenen staan. Je hebt te maken met diverse commissies en besturen en die zitten nou eenmaal niet te wachten op iemand die feedback als (persoonlijke) kritiek ziet. Dan heb je niet het juiste vak gekozen.  

Eerst het verschil in verslagen 

Er zijn verschillende soorten verslagen die je als notulist kunt opstellen:  

  1. Een beknopt verslag 
  2. Een uitgebreid verslag 
  3. Een woordelijk verslag 

Nu vind ik de laatste absoluut geen toegevoegde waarde hebben, want het leest helemaal niet lekker. Elke ‘uh’ en ‘ah’ wordt vastgelegd in een woordelijk verslag, wat ontzettend storend leest. En daarbij zit niemand te wachten op een verslag van 33 pagina’s. Ja, er zijn voorzitters die hierom vragen, maar (gelukkig) ze zijn zeldzaam. 😉 

In een beknopt verslag benoem je kort wat er in de vergadering is. De besluitvorming die in de vergadering wordt gemaakt noteer je, samen met de acties die erbij horen. Deze vorm van verslaglegging zie je vaak bij kleinere vergaderingen, waar niet veel mensen aan deelnemen of iets mee hoeven te doen. Deze verslagen zijn niet per se makkelijk om te maken, want je moet heel goed opletten wat je moet noteren. De mensen die niet bij de vergadering aanwezig waren moeten meteen uit het verslag kunnen halen wat er besloten is en of zij nog een actie moeten uitvoeren. Het gaat erom wie wat heeft gezegd en wat de conclusie is.  

Een uitgebreid verslag bevat alles van het beknopte verslag, maar dan uitgebreider. De brainstorm of discussie wordt inhoudelijk meer toegelicht en het besluit wordt ook hier opgeschreven. In een uitgebreid verslag leg je vaak ook discussies vast, wel beknopt. Het is geen woordelijk verslag. 😉 

Wat je áltijd op moet nemen in je verslag is de actie- en besluitenlijst. Het komt helaas nog steeds voor dat er verslagen geschreven worden zonder een actielijst. Hoe kunnen lezers en deelnemers dan snel terugvinden wat er gedaan moet worden, als zij dit zelf niet aanwezig waren of het niet hebben opgeschreven? Het is geen doen om een compleet verslag door te moeten lezen om er één punt uit te halen… 

Het is niet alleen voor de aan- of afwezigen van de vergadering. Ook de voorzitter heeft baat bij deze lijsten, omdat diegene het meest alert is op de opvolging ervan. Zodra dit ontbreekt is het voor iedereen maar gokken wat er ook alweer gedaan moest worden of besloten is… Dat is natuurlijk niet de bedoeling.  

De meeste verslagen zitten tussen een beknopt en uitgebreid verslag in. Als notulist is het echt goed opletten. Je luistert extreem goed naar wat er gezegd wordt, haalt de highlights uit de vergadering en weet dat perfect te verwoorden in de notulen.  

Hoe ziet een verslag er dan uit? 

De opmaak van notulen is een tweede punt waar nog wel eens wat aan schort. Het format waarin jij het verslag aanlevert zegt ook wat over de kwaliteit die je levert. Wil je een goede indruk achterlaten bij een nieuwe klant? Zorg er dan voor dat je verslag er netjes en verzorgt uitziet én in de stijl van je klant aangeleverd wordt.  

Vraag van tevoren oude notulen op in een Word-bestand en kijk of dat voor jou werkbaar is. Staan de juiste punten in het verslag? Is er een actie- en besluitenlijst?  

Een goed format van een verslag bevat het logo van je klant en heeft een duidelijke structuur: het begint met de opening en agendapunten en eindigt met de wat verder ter tafel komt, rondvraag en sluiting. Een tip di ik je ook mee wil geven is om altijd de nieuwe vergaderdatum onderaan het verslag te benoemen. Dan is voor iedereen duidelijk wanneer zij weer verwacht worden. Ook kun je kort de agendapunten benoemen die opnieuw geagendeerd moeten worden.  

En natuurlijk eindig je met de actie- en besluitenlijst, zodat iedereen zijn of haar actie kan uitvoeren wanneer dat nodig is.  

Iedereen heeft haar eigen manier van notuleren en dat is ook zeker niet fout. Maar er zijn wel een aantal richtlijnen waar je je als notulist aan hebt te houden. Ik hoop dat ik die in deze blog goed heb omschreven.  

Hoe kijk jij naar notuleren en verslaglegging?
Wat werkt voor jou fijn of kan er misschien iets op een andere manier?

Heb je zelf behoefte aan iemand die jouw vergadering notuleert? Neem dan contact op via info@topnotulisten.nl en plan een kennismaking met mij in.  

16 maart 2022
02

Businessmanagement Plus

Ik heb wat leuks te delen! Als je me op social media volgt (zo niet, doe dat dan snel!), dan heb je het al voorbij zien komen. En ik ben er ontzettend blij mee, want dit is weer een stap in mijn groei als ondernemer. Want er komt binnenkort iets leuks bij…

 Vorig jaar (dat klink zo ver weg, maar is maar een paan maanden geleden) zat ik met een hovenier. Hij had een goede vriendin meegenomen naar de afspraak, want deze man heeft autisme. Voor zijn gevoel was het gesprek met mij een grote stap en dat vond hij best spannend.

Als je zelf klanten met autisme hebt (gehad), dan herken je vast dat deze mensen een andere aanpak nodig hebben. Deze mensen zijn namelijk veel gevoeliger voor prikkels en ze hebben behoefte aan structuur en duidelijkheid.

In dit gesprek besprak ik natuurlijk wat ik voor deze man kon doen, maar daarnaast nam ik ook een adviserende rol aan. Ik gaf hem tips over hoe hij zijn rol in zijn bedrijf nog beter kan toepassen. En dat is waar ik zo ontzettend blij van word.

Adviserende rol

Drie jaar geleden startte ik mijn business als virtual assistent. En met mij veel dames! Maar waar veel VA’s nog steeds hetzelfde uitvoerende werk doen, ben ik verder gegaan. Want ik werd niet meer happy van alleen maar uitvoeren. Ik neem veel liever een adviserende rol aan, zodat ik mijn klanten ook echt bij sta. Ik weet door mijn jarenlange ervaring in mijn vakgebieden waar ik over praat. Ik weet hoe ik bepaalde stappen toe moet passen om een beter resultaat te halen. Want als de aansturing in je business al niet in orde is, dan kun je de uitvoering ook niet goed doen.

Dat kreeg ik ook terug van de vriendin van de hovenier. Ze hebben het allebei als ontzettend prettig ervaren dat ik advies gaf. Dat heeft mij, naast de afgelopen drie jaar, ook weer geïnspireerd en daarom introduceer ik met heel veel plezier mijn nieuwe service:

Businessmanagement Plus.

In deze dienst adviseer en coach ik ondernemers in hun bedrijfsvoering. We kijken waar we kunnen optimaliseren en stroomlijnen processen, zodat het vanaf de top al goed stroomt. Het gaat er in deze dienst om dat de ondernemer inzicht krijgt in zijn of haar eigen bedrijf, waar het nu misloopt en waar een verbeterslag geslagen kan worden. De ondernemer zet dan de juiste mensen aan het werk en het resultaat is een bedrijf dat vanzelf functioneert.

Binnenkort komt er een aparte pagina op de website over deze dienst. Hou mijn socials daarvoor in de gaten!

Wil je nu al meer informatie over Businessmanagement Plus? Neem dan contact met me op en ik vertel je meer.

21 januari 2022
03

Taboe

Als je mij al wat langer kent, of wanneer je deze blog hebt gelezen, dan weet je dat ik op jonge leeftijd alleenstaande moeder ben geworden. En ik ben supertrots op al mijn drie kinderen, maar de oudste twee doen het echt heel goed. Ze groeiden op zonder vader om zich heen en er rust best een taboe op dit onderwerp. Alleen daarom al wil ik erover schrijven…

Kinderen uit gebroken gezinnen krijgen vaak het stempel dat ze niet zo goed zijn. Mijn oudste twee hebben een buitenlandse vader, maar die is sinds dat ze een paar jaar oud waren al niet meer in beeld. Dat eerste zorgde al voor vooroordelen, maar ondanks dan zijn het twee toppers van kinderen geworden. Ze weten zichzelf te redden, zonder dat ze mij daar echt bij nodig hebben.

Wat ik aan hen en de rest van de wereld wil laten zien, is dat je als jonge moeder prima je  kinderen alleen kunt opvoeden. Je kunt alles wat je wilt bereiken, zolang je maar bereid bent om daar het werk voor te doen.

“Waar een wil is, is een weg.”

Want ook dat is zo’n dingetje waar een taboe op heerst: dat je al jong kinderen krijgt. En ik wil het doorbreken. Ik heb inmiddels een succesvol bedrijf opgebouwd, nadat ik jaren in loondienst heb gewerkt. Al mijn kennis van toen heb ik meegenomen en pas ik nog steeds toe in mijn werk. Als jij vecht voor waar je in gelooft, dan bereik je ook datgene wat je graag wilt bereiken.

Als ik kijk naar waar ik nu sta is mijn leven alleen maar een hele goede leerschool voor me geweest. Ik heb er namelijk altijd kracht uitgeput, zodat ik weer verder kon. Misschien waren niet alle keuzes in mijn leven verstandig. Maar als het op mijn kids aankomt zou ik alles weer hetzelfde doen. Ik durf te gaan staan voor de kant die ik op ben gegaan, toen en nu. Ik durf te gaan staan voor mezelf.

“What doesn’t kill you makes you stronger”– Kelly Clarkson

Ik heb me nooit laten kisten door de gebeurtenissen in mijn leven, dat past ook helemaal niet bij mij. Nee, ik kies ervoor om de positieve kanten van het leven te zien. Ik kies voor het geluk dat ik uit de kleine dingen haal. En de één gaat nou eenmaal wat vaker op zijn bek dan de ander, maar so be it.

En ik kies ervoor om een voorbeeld te zijn, zodat mijn mooierds weten dat ze alles kunnen bereiken wat ze willen, zolang ze er het werk ervoor willen doen. En weet je wat ik nou het grootste compliment vond? Mijn zoon schreef in een studieverslag dat hij zijn doorzettingsvermogen en discipline van zijn moeder heeft. Daarvan zwelt mijn hart natuurlijk helemaal op, want welke moeder wil dat nou niet horen van haar kind?

“Lach naar een obstakel en het wordt een brug” – kaartendeck ‘Het antwoord is Liefde’ door Rosalinda Weel

10 december 2021
04

Met deze tools run jij je business als een pro.

Elke ondernemer heeft ze nodig: tools. Systemen of programma’s waarmee je je werkleven een stuk aangenamer maakt. Als virtual businessmanager kan ik inmiddels echt niet meer zonder en heb ik zo mijn favorieten. Maar welke online tools zijn nou het beste om te gebruiken? 

Dat verschilt natuurlijk per persoon. Net zoals ik heb jij ook je persoonlijke voorkeuren. En het is ook nog weer afhankelijk wat je voor werk doet… Als je net als ik veel online werkt, herken je waarschijnlijk veel van deze tools. Maar ben jij nieuw in dit wereldje? Of zoek je nog handige tips? Dan is deze lijst echt ideaal.  

De tools die ik benoem zijn systemen die ik in mijn werk als virtueel businessmanager veel gebruikt. En ik leer ze zelfs aan mijn klanten, want ook zij zien het gemak van het gebruik ervan. Super waardevol dus! 

Nou, hier komt ‘ie dan: 

  1.  Zoom/Teams
    Als je deze nog niet kent, dan heb je de afgelopen twee jaar onder een steen geleefd. Tijdens de C-crisis schoten de online meetings door het virtuele plafond. Zoom en Teams worden natuurlijk gebruikt voor de wekelijkse of maandelijkse overleggen. Soms heel lang, soms heel kort. Ik vind het fijn om mijn klanten even ‘live’ te zien. Er is namelijk veel meer expressie op beeld dan wanneer je aan de telefoon hangt. Je kunt elkaar even polsen, want op beeld zie je wel hoe het met iemand gaat. Ik gebruik het voornamelijk om af te stemmen wat er moet gebeuren en hoe zaken verder moeten gaan. Veel van de notuleerklussen voor [link] Top Notulisten zijn online, maar veel klanten geven weer de voorkeur aan een vergadering op locatie. Voor zover de maatregelen m.b.t. de C-crisis het toelaten, willen veel klanten elkaar weer eens live ontmoeten.  
  2. Trello
    Als er één systeem is waarin je superhandig kunt samenwerken, dan is het Trello. Doordat je met lijsten en kaarten werkt heb je een goed overzicht van alle werkzaamheden. Je kunt heel snel taken inschieten, je wijst kaartjes toe aan een bepaald persoon, zet acties klaar met labels, je kunt je overdracht kwijt. Ik ben groot fan van deze online planner, want zo zie ik het maar.  Geen losse notitieblaadjes en lijstjes meer, maar netjes alles in één overzichtelijk systeem. Het fijne is dat als je volledig binnen een bord communiceert met collega’s of klanten, je geen ruis meer ervaart van appjes of mailtjes. Spreek gewoon met elkaar af dat alle communicatie via het bord verloopt en je ervaart een hoop rust in je werkzaamheden.  
  3. Online cloud
    Mijn favorieten zijn Dropbox en Google Drive. Deze systemen zijn eigenlijk je online archief. Je kunt hele mappenstructuren aanmaken om daar je documenten in te bewaren. Het fijne van deze clouds is dat je de documenten ook kunt delen met anderen. Als je bijvoorbeeld een document hebt met AVG-technische gegevens, die niet per mail gedeeld mogen worden, dan kun je ze superhandig in je online cloud zetten en zo ter beschikking stellen aan degenen die het nodig hebben. Ook het klaarzetten van dossiers is superfijn met een online cloud. Je moet er wel goed opletten dat het systeem AVG-proof is. Want als er te makkelijk anderen in kunnen of dat het gehackt kan worden, dan heb je als ondernemer wel een probleem.  
  4. WhatsApp 
    Ik hou van snelle communicatie en dan is deze app toch echt wel een uitkomst. Veel van mijn klanten hebben besprekingen en cliëntgesprekken. Als ik ze op dat moment een vraag moet stellen, dan doe ik gauw een appje hun kant op. En dan meestal ook nog een spraakmemo, want dan hoef ik niet zoveel te typen. Ik blijf toch een prater, hè? 😉  Met bellen weet je gewoon niet of het uitkomt, een appje lees je wanneer je daar tijd voor hebt.  
  5. Email 
    Deze ligt natuurlijk voor de hand, maar toch. Als virtueel businessmanager beheer ik een aantal mailboxen voor klanten. Wat ik altijd doe is actiemapjes voor de klant en mezelf maken. Daarin staan alle mails waar een actie op gedaan moet worden door één van ons. Sowieso gebruik ik de mail om zaken af te stemmen met klanten. Voor Top Notulisten worden de notulen per mail verstuurd, zodat mijn klanten daar feedback of akkoord op kunnen geven.  
  6. Boekhoudprogramma
    Voor een aantal klanten mag ik de boekhouding doen: ik maak facturen en boek de inkoopfacturen in. Ook check ik of er op tijd betaald wordt. Zo niet, dan remind ik de klant daaraan en soms neem ik contact op in verband met een actie die gedaan moet worden. Maar dat soort dingen gaan altijd in afstemming met mijn klant.  

Deze tools zijn toch wel mijn favorieten.  Je moet ook niet te veel inzetten, maar kijken naar wat voor jou en je klant waardevol is.  

Voor mij als virtueel businessmanager is het belangrijk om de gebruiksaanwijzing van mijn klanten goed te kennen, want alleen dan kan ik ze optimaal bij staan. Ik ben heel nieuwsgierig welke tool jij het liefste gebruikt!

Wat werkt voor jou, wat is je gebruiksaanwijzing? 

 

9 november 2021
05

Dit is mijn verhaal

Ik heb eigenlijk nog nooit mijn verhaal verteld. Wie ik nou werkelijk ben. Wat mij heeft gevormd. Want naast ondernemer ben ik ook mens. Moeder. Dochter. Dat wordt soms een beetje vergeten, maar het is wel superbelangrijk. Mijn verhaal is lang en soms best heftig. Maar het heeft mij gemaakt tot wie ik vandaag ben. En ik wil het heel graag met je delen, zodat je mij nog beter leert kennen. Want dat vind ik belangrijk. Dus ga er maar goed voor zitten. 😉

In mijn leven heb ik veel dingen meegemaakt en dat begon al vroeg: op de basisschool werd ik heel erg gepest. Ik was het lelijke eendje en zo voelde ik me ook. Door het pesten heb ik nooit echt vriendinnen gehad. Ik kreeg er hechtingsproblemen van. Ik durfde niet met mensen te connecten en ik ‘fladderde’ in mijn jeugd best wat af. Nu kies ik er heel bewust voor mensen om me heen te verzamelen die ook echt wat toevoegen aan mijn leven.

Op mijn 20e raakte ik zwanger van een man die ik een half jaar kende. Daarvoor had ik een lange relatie gehad. Ik bleef in deze relatie voor het huisje-boompje-beestje gevoel dat ik zo graag wilde ervaren. Maar mijn toenmalige partner mishandelde mij, geestelijk en lichamelijk. Mijn dochter werd te vroeg geboren en op mijn 21e was ik uiteindelijk moeder van twee kleine kinderen

In die periode heb ik ook veel armoede gekend. Elke maand moesten we de eindjes aan elkaar knopen. Door de heftige relatie verloor ik mijn derde kindje en dat was voor mij het moment waarop ik besefte dat ik weg moest gaan. Ik zorgde in die tijd heel slecht voor mezelf en door de mishandelingen verloor ik ook mijn werk. Ik was een 23-jarige moeder die er alleen voor stond. Maar omdat ik heel zuinig had leren leven en met het wegvallen van de schulden van mijn ex, had ik elke maand wel opeens geld over.

Keuzes maken

Op mijn 16e heb ik de opleiding Detailhandel gevolgd. Maar ik wilde helemaal niet de hele dag in de winkel staan voor een hongerloontje. Het was destijds echt een slecht betaalde baan en daarom ben ik gaan studeren: het werd de PABO.

Werken als juf, dat wilde ik. Ik had inmiddels mijn kinderen en dan zou ik na school en in de vakanties thuis zijn. Eigenlijk ben ik de paden gaan bewandelen waarvan ik dacht ze nodig te hebben om goed voor mijn kinderen te kunnen zorgen. Mijn leven ben ik om mijn kinderen heen gaan plannen en dat was op dat moment helemaal ok. Maar ik heb in die tijd nooit mijn gevoel of intuïtie gevolgd.

‘Moeder’ van de opleiding

Na 7 jaar alleen met mijn twee kinderen te zijn geweest leerde ik mijn toenmalige partner kennen. Hij had een eigen bedrijf en af en toe hielp ik met de administratie. Ook toen kwam ik weer in aanraking met ondernemen.

In 2008 ben ik gaan werken als bedrijfsbureaumedewerker bij Hogeschool Amsterdam. De afdeling in Almere zocht een soort ‘moeder’ voor een net gestarte opleiding. In die functie was je het aanspreekpunt van en voor de leerlingen en regelde eigenlijk alles wat moest. De opleidingsmanager zag in mij wat hij nodig had en ik heb dit werk twee jaar gedaan. Daarna kwam het Windesheim naar Almere en werd mijn afdeling door hen overgenomen. (tekst gaat verder onder de foto)

Dat jaar, 2011, was erg heftig voor mij. Ik verloor mijn moeder en kreeg ik een ernstig auto-ongeluk in België. Toen ik na mijn herstelperiode eenmaal terugkwam op het werk, werden we samengevoegd tot één bedrijfsbureau.

Twee jaar lang ben ik de Educator specialist van het stel geweest, daarna ben ik de examencommissies gaan ondersteunen. Om wat kennis en kunde op te doen heb ik 1 jaar HBO-Rechten gestudeerd, zodat ik als ambtelijk secretaris voor diverse afdelingen aan de slag kon. En in dat jaar raakte ik zwanger van mijn jongste dochter.

Uiteindelijk heb ik mijn propedeuse gehaald door altijd goed te plannen en daar ligt dan ook echt mijn kracht. Mijn moeder had vroeger een goede kantoorbaan en ik riep altijd dat ik nooit een ‘kantoormuts’ zou worden… Moet je nu eens kijken! 😉

Van loondienst naar twee bedrijven

Toen ik terugkwam van zwangerschapsverlof bleek er een opening bij het decanaat van mijn werkgever te zijn: er moest een Studiesuccescentrum opgezet worden. Ik heb me ervoor aangemeld, kreeg de baan en verzorgde onder andere het inloopspreekuur. Het allerliefst werk ik met mensen, en in dit geval waren dat de studenten van het Windesheim.

In 2018 kwam ik thuis te zitten nadat mijn baarmoeder verwijderd was. Dat was een heftige periode, waarin ik mijn leven ben gaan overdenken. Het VA-schap kwam op mijn pad (ik geloof allang niet meer in toeval) en het enige wat ik dacht, was: “Dat ik dit niet eerder heb gezien!” Meteen heb ik me ingeschreven bij VA school en de opleiding gevolgd.

Bij mijn eerste klus ging ik meteen op m’n bek…

 In september 2018 werd VA Inc. opgericht: VA in control. In december dat jaar kon ik mijn contract opzeggen bij het Windesheim en lonkte het ondernemersavontuur nog meer! Maar wat ben ik op mijn bek gegaan met mijn eerste opdrachtgever… Ik had, zonder een getekend contract, al werk gedaan voor die klant. Die greep zijn kans schoon en implementeerde wat ik had gedaan. Resultaat: ik was niet meer nodig.

Via een collega-VA kwam ik toen gelukkig terecht bij de Menselijk Zaak. Dat was een fijne en grote klus, waar ik uiteindelijk 40 uur per week voor werkte. Maar ik wilde ook groeien met VA Inc. en er kwam een leuke opdracht om de hoek. Ik ondersteun hen nu nog 12 uur per week met inmiddels een tweede VA erbij. Na deze opdracht is het balletje gaan rollen, en goed ook!

Ik werd benaderd voor een notuleerklus, wat ik vroeger in loondienst echt verschrikkelijk vond. Nu is het mijn expertise geworden: ik krijg terug dat ik goed ben in verslaglegging, de context goed verwerk en snel ben in aanlevering. Dat kleine klusje is uitgegroeid tot mijn tweede bedrijf, TOP Notulisten. Via mond-tot-mond reclame krijg ik er steeds nieuwe klussen bij en daar ben ik superblij mee.

Het leven begint pas bij 40!

Ik was altijd best wel een beetje bang om 40 te worden, maar zal ik je wat zeggen? Het was voor mij het beste jaar wat ik tot dan toe had! Op mijn 38e werd ik ondernemer en ik kan echt zeggen dat ik sindsdien het beste uit mezelf haal. Er was altijd een kriebel om iets voor mezelf te gaan doen, maar ik wist nooit wat.

De tactiek die voor mij heeft gewerkt is dat ik veel ben gaan praten met mensen die op dat moment eigenlijk nog geen werk voor me hadden. Daardoor zingt mijn naam rond bij die juiste personen. Ze komen nu naar me toe met opdrachten. De mix met het weggezet worden op locatie (vooral in het onderwijs en de zorg) en het thuiswerken is wat dit voor mij zo leuk maakt. Ik blijf nog steeds in de hulpverlenende tak werkzaam en daar ben ik ook helemaal op mijn gemak.

In loondienst bleef ik altijd hetzelfde van hetzelfde doen. Ik heb 10 jaar in een soort comfortzone rondgelopen, maar ik daagde mezelf uit door in verschillende functies te werken.

Als je voor een werkgever werkt, dan worden er bepaalde dingen van je verwacht. Als ondernemer kun je kiezen met wie je werkt.

Wat ik heerlijk vind is dat ik over een half jaar niet weet waar ik dan sta qua werk. En die uitdaging maakt het superleuk. Zo moest ik door corona stoppen bij een klant en nu ben ik teruggevraagd door diezelfde klant, wat ik nooit had verwacht. En dat vind ik het heerlijke aan het ondernemerschap, dat ik dan niet weet waar ik ben. Wat ook wel weer retespannend kan zijn. Door mijn HSP kan ik daar ook wel eens last van hebben en dat uit zich dan lichamelijk. Dan ga ik even terug naar mezelf en zoek ik de balans weer op. Maar ik zou het ook echt niet willen missen!

Je kan dingen tot op zekere hoogte zelf bepalen, je leeft buiten een bepaalde zone en buiten jezelf. Je leert nieuwe mensen kennen en krijgt daardoor nieuwe samenwerkingen. Het jezelf in de picture zetten, geen idee had ik daarvan!

Ik krijg altijd de terugkoppeling dat ik een goed visitekaartje ben: eerlijk, betrouwbaar en discreet. En al die complimenten zorgen er wel voor dat ik als mens groei in mijn zelfvertrouwen. Ik ben een alleenstaande moeder van drie kinderen en ik doe dit wel allemaal. Ik haal droomomzetten en kan zelfs mensen helpen die het nodig hebben.

Dit hele verhaal heeft ervoor gezorgd dat ik nog steeds doorzet en niet zomaar opgeef. Mijn motivatie was om niet meer elk dubbeltje om te hoeven draaien voor mijn kinderen én mezelf. Ik heb ze altijd het beste willen bieden en dat is nu gelukt. En daar ben ik supertrots op.

Jerney Heilig VA inc

27 mei 2021
06

Met deze 10 timemanagement tips wordt jouw werk een stuk makkelijker.

Het maakt niet uit wát voor een onderneming je hebt, er komt een moment dat je denkt: “Waar moet ik in vredesnaam mijn tijd vandaan halen?”. Je hebt geen overzicht meer in wat je op een dag moet doen. Je mailbox lijkt ontploft, je werkplek is een bende en je vergeet afspraken met je team en klanten. Maar hoe krijg je nou weer wat structuur in je dagen én tijd? Met deze 10 tips over timemanagement help ik je alvast een stukje op weg.

Als je start met ondernemen is alles nog leuk. Het eerste contact met nieuwe klanten. Facturen versturen, want dan zie je echt wat er binnenkomt. En je beantwoordt enthousiast elke mail die je krijgt. Heerlijk, ondernemer zijn!

Toch komt dat ene moment… Ik zie het maar al te vaak bij mijn klanten (en daarom hebben ze mij ook nodig). Waar ze in het begin super veel zin hadden om alles te doen, is het nu bijna een ergernis aan het worden. Wanneer er weer een melding van een nieuwe mail binnenkomt, gaat hun hartslag omhoog. Zodra ze hun agenda openen zien ze dat de dag is volgestopt met afspraken, die ook nog niet eens zijn voorbereid. En ze werken 60 uur per week, omdat het werk anders niet afkomt. Van timemanagement is helemaal geen sprake meer.

 

Tijd is kostbaar

Want je tijd managen is als ondernemer essentieel. Ook al voelt in en aan je bedrijf werken misschien niet als werken en doe je het met ontzettend veel plezier, je tijd is wel heel kostbaar. Je wilt toch tijd doorbrengen met de mensen om je heen? Je wilt ’s avonds toch gewoon kunnen ontspannen? En er in het weekend lekker op uittrekken? Zonder eerst weer even wat af te moeten maken…

Dat begint al met het inplannen van je agenda. Of dat nou digitaal of op papier is. Blok elke activiteit als een afspraak. Administratie doen? Afspraak. Email bijwerken? Afspraak. Lunch? Afspraak. Je snapt de strekking. Wat je ook moet plannen, zie het als een afspraak. Dan zul je, als het goed is, nooit een dubbele afspraak maken en bewust met je tijd omgaan.

 

10 tips:

Hieronder heb ik 10 tips voor je op een rij gezet waarmee jij je tijd al beter kunt indelen. En pas ze toe, want ze werken!

    1. Creëer blokken in je agenda waarin je je richt op één taak. Als je overzicht wilt creëren, zorg dan voor blokken. Kies bijvoorbeeld voor ‘Aan bedrijf’ om je administratie, mails af te handelen en afspraken te plannen. ‘In bedrijf’ is een blok om voor je klanten aan het werk te zijn (online meetings, fysieke afspraken of werk uitvoeren). En die blokken verdeel je weer onder in activiteiten.
    1. Plan elke activiteit als een afspraak en neem hier ook echt de tijd voor! Zoals ik al zei: van meeting tot lunch, alles is een afspraak. Als je hier al mee begint zul je zien dat je ook echt vrije tijd overhoudt. Want ook dát is een activiteit, en dus een afspraak. Met jezelf wel te verstaan.
    1. Prioriteer je taken en gebruik een to-do lijst. Je kunt helemaal overweldigd raken van de taken die op je liggen te wachten. Mijn tip: kies per dag drie hoofdtaken en verdeel die onder in kleine taken. Begin met de meest lastige (eat that frog), dan wordt de rest alleen maar leuker. En, maak een to-do lijst! Afstrepen werkt super ontspannend.
    1. Plan je week op zondag of maandagochtend in. Ok, ok, je mag op zondag een beetje werken. Maar alleen om je weekplanning te maken! Door rustig de tijd te nemen om de planning te vullen, heb je helder wat je moet doen en creëer je overzicht. Op papier én in je hoofd.
    1. Zorg voor een opgeruimde werkomgeving. Ken je het gezegde: een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd? Zo werkt het ook voor je werkplek. Zorg dat alle papieren en boekjes geordend en opgeruimd zijn. Zorg dat je bureau (of eettafel) zo goed als leeg is. Dan heb je focus op datgene wat je moet doen. Ruim aan het eind van de dag alles netjes op en begin de volgende werkdag weer met frisse zin.
    1. Zorg voor een opgeruimde laptop. En dan bedoel ik niet dat je die ergens weglegt (aan het eind van de werkdag wel natuurlijk). Maar ik heb het over wat er allemaal op je laptop of computer staat. Staat je bureaublad vol met losse documenten? Orden ze in mappen. Hetzelfde in je digitale archief: werk met mappen. Dan kun je alles ook veel beter en eerder terugvinden.
    1. Zet al je meldingen uit. Niets werkt zo afleidend als de pop-up van bijvoorbeeld een nieuwe email. Je kijkt automatisch toch even wie de afzender is, klikt erop en weg is de focus. Je bent weer afgeleid en je taak blijft liggen. Uitzetten die handel!
    1. Neem afscheid van alle bijzaken. Alles wat de energie uit je zuigt, moet je laten gaan. Je wilt je werk goed afleveren, toch? Van bijzaken krijg je geen energie. Sterker nog, dat zijn de grootste energielekken die er zijn. Vaak zijn dat administratie, email en agenda. Zoek iemand (= mij) die weet hoe ze daar structuur in aanbrengt, zodat het voor jou alleen maar makkelijker wordt om erin te werken.
    1. Creëer een routine. Start je dag met één taak, bijvoorbeeld email. Even dertig minuten je mailbox bijwerken aan het begin van je werkdag en dan pas weer aan het einde van de dag. Plan die momenten wel in! Neem ook heel bewust je lunchpauze, ga even lekker naar buiten! Wat je tussen die vaste taken door doet wordt dan veel luchtiger en handel je makkelijker af.
    1. GENIET! Ja, je houdt van je werk en ja, je ziet het niet als werken. Maar vergeet niet te genieten van je vrije tijd! Niets is zo belangrijk als goed voor jezelf zorgen. Want als je dat niet doet, kun je ook niet voor de mensen om je heen zorgen. Dus plan die vrije momenten in en… nee is ook een antwoord. Je hoéft niet alles zelf te doen. Je denkt misschien van wel, maar jij bent de expert in jouw vakgebied. Anderen zijn dat in hun vakgebied.

 

Laat je me even weten welke tips voor jou het beste hebben gewerkt? Ik ben heel benieuwd. En als je er na deze timemanagement tips nog steeds niet uitkomt, dan wordt het tijd dat je mijn expertise gaat inschakelen.

Kijk even op deze pagina wat er allemaal mogelijk is en wacht niet te lang met contact opnemen! Want hoe eerder jij weer tijd hebt voor je eigen werk, hoe beter het voor jou en je bedrijf is.

 

 

8 april 2021
07

5 redenen voor een Virtual Assistant

Als ondernemer ben je druk. Zo simpel is het nou eenmaal.
Je hebt een bedrijf te runnen waarin je niet alleen de eigenaar bent. Je bent marketeer, administratief medewerker, secretaresse, salesmanager en ga zo maar door. Maar het is natuurlijk onmogelijk om ál die rollen succesvol te vullen. En dan komt de virtual assistant in beeld.

Steeds meer ondernemers kennen de term: virtual assitant / virtueel asisstent / VA. En steeds meer ondernemers weten ook hoeveel voordeel het ze oplevert door samen te werken met een VA. Virtual assistants zijn er eigenlijk in alle soorten en maten. Vaak zijn ze gespecialiseerd in een bepaald vakgebied, zoals online marketing, content creatie, secretariële ondersteuning of technische ondersteuning (zoals voor je website en e-mailfunnel).

Een VA helpt jou als ondernemer om weer orde in de chaos te krijgen. Waar jij geen overzicht meer hebt, creëert de virtual assistant dat voor jou. Maar waarom zou je nog meer een virtual assistant inhuren? Wat levert dat jou op?

Hieronder leg ik het je graag uit.

1. Je bespaart tijd
Tip één is meteen de meest voordelige: het levert je tijd op. Heel veel tijd. Denk eens na over alle uren die je spendeert in je bedrijf. En hoeveel van die tijd je aan elk onderdeel van je business kwijt bent. Als jij al één van die onderdelen kan uitbesteden, hoeveel tijd zou je dat opleveren en wat kun jij in die tijd voor je klanten doen? Waarmee je dus ook weer omzet maakt?

2. De VA is expert
De VA die jij inhuurt is gespecialiseerd in een bepaald vakgebied. Of dat nu (online) marketing is, mail- en agendabeheer of technische ondersteuning zoals het beheren van je website(s). Voor elk onderdeel is er wel een virtueel assistent te vinden. De vraag is: wat is voor jou het grootste energielek? En wat zou het je opleveren als je daar geen tijd meer aan hoeft te besteden?

3. Je krijgt rust in je dag
Je hoeft niet meer te stressen over al die taken die je nog moet doen. Want geef maar toe: dat doe je stiekem toch. Je ziet je mailbox volstromen, je hebt 10 afspraken op een dag, je klanten bellen en dan heb je misschien ook nog een team aan te sturen. De virtual assistant neemt taken van jou over, zodat jij die rust weer terugkrijgt. En daardoor tijd hebt voor de belangrijke zaken.

4. De VA is een sparringpartner
Het is niet zo dat de virtueel assistent je simpelweg wat taken uit handen neemt en daar stopt. Een goede VA is namelijk meer dan alleen een assistent. Ze (of hij) is een ook een sparringpartner voor jou. Omdat de virtual assistant zelf ook ondernemer is, kan ze meedenken op jouw niveau. Ze weet wat er bij een onderneming komt kijken en kan zich daarom feilloos in jou verplaatsen.

5. Je bent voordeliger uit
Als je iemand in dienst moet nemen voor de taak die jij niet meer wilt doen, heb je verschillende kosten die je moet maken; denk aan het pensioen dat je af moet sluiten, de verschillende verzekeringen en reiskosten. En dan komt daar nog het uurloon bij op. Voor een VA betaal je een vast bedrag per uur of maand. In dat bedrag heeft de virtual assistant alle kosten berekend en soms ook al de reiskosten. Je hoeft dus helemaal geen extra kosten te maken, want de VA neemt dat allemaal voor eigen rekening. En daarnaast ben je niet verplicht om een virtual assistant elke dag aan het werk te zetten. Je huurt haar in voor de uren die jij nodig hebt en op het moment dat jij dat wilt. Een win-win situatie!

Zo zie je dat aan het inhuren van een virtual assistant heel veel voordelen zitten. Je krijgt er rust, tijd, expertise en een sparringpartner voor terug. En je bent er ook nog eens voordeliger mee uit dan een medewerker in dienst nemen!

Ben jij door dit blog nou getriggerd naar meer informatie? Plan dan geheel vrijblijvend een kennismakingsgesprek met me in. Ik hoor graag wat jouw passies zijn en waar jij het liefst jouw tijd aan besteed.

8 maart 2021
Alle berichten

Blijf op de hoogte in mijn maandelijkse nieuwsbrief

Hi, wat leuk dat je er bent!

Tof dat je je wilt inschrijven op mijn nieuwsbrief. Ik hou er zelf niet van om gespamd te worden, daarom zul je maar twee mails per maand van mij ontvangen: een maandelijkse nieuwsbrief waarin ik je handige tips geef over het managen van je business en een notificatie van nieuwe blogs.

Laat hieronder je gegevens achter en get inspired!

Contactgegevens

085 – 301 5941
info@vainc.nl

Adres

Europalaan 811
1363 BM Almere
Nederland